1. Introduction : Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi est une norme française qui atteste de la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires de formation, de bilans de compétences, de validation des acquis de l’expérience (VAE) et des centres de formation par apprentissage (CFA). Elle est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour tous les organismes souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés, comme ceux provenant des OPCO (Opérateurs de Compétences), de Pôle emploi ou des régions.
Son contexte réglementaire
La certification Qualiopi s’inscrit dans une démarche de qualité initiée par la loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018. Cette loi vise à renforcer la transparence et l’efficacité des actions de formation, tout en facilitant l’accès à la formation pour tous les publics. Qualiopi remplace les anciennes démarches de certification, notamment Datadock, en imposant des critères de qualité plus exigeants et uniformes sur l’ensemble du territoire.
Mais pourquoi est-elle importante ?
La certification Qualiopi est devenue un standard incontournable pour les organismes de formation et les entreprises souhaitant assurer la qualité de leurs prestations. Elle garantit aux financeurs publics et privés que les prestations délivrées respectent des critères de qualité rigoureux, ce qui est essentiel pour préserver la confiance des parties prenantes et optimiser les résultats des actions de formation.
Pour les organismes de formation, obtenir la certification Qualiopi est essentiel pour continuer à bénéficier de financements publics. Cela leur permet également de se démarquer sur un marché de plus en plus concurrentiel, en prouvant leur engagement en faveur de la qualité.
Pour les entreprises, choisir un organisme de formation certifié Qualiopi est un gage de qualité et de sérieux. Cela assure que les formations suivies par leurs salariés sont dispensées dans le respect des meilleures pratiques pédagogiques et organisationnelles.
Les objectifs de la certification Qualiopi
La certification Qualiopi poursuit plusieurs objectifs clés :
- Uniformiser la qualité des prestations : En imposant des critères communs à tous les prestataires de formation, Qualiopi vise à harmoniser la qualité des formations sur l’ensemble du territoire français.
- Faciliter l’accès aux financements publics : Seuls les organismes certifiés peuvent bénéficier des fonds publics pour financer les actions de formation. Cette exigence garantit que l’argent public est investi dans des formations de qualité.
- Promouvoir l’amélioration continue : La certification n’est pas un simple label, mais un processus d’amélioration continue qui oblige les organismes à se remettre en question régulièrement et à progresser dans leurs pratiques.
En résumé, la certification Qualiopi est à la fois un outil de régulation, un gage de qualité et un vecteur de confiance pour les organismes de formation et les entreprises. Elle permet d’assurer que les formations financées sur fonds publics ou mutualisés répondent aux besoins des bénéficiaires et respectent des standards élevés.
2. Les principaux avantages pour les organismes de formation
La certification Qualiopi représente un véritable atout pour les organismes de formation. Elle leur offre plusieurs avantages stratégiques, tant au niveau de leur fonctionnement interne qu’en termes de compétitivité sur le marché. Nous allons désormais décrypter pour vous les avantages de la certification Qualiopi :
1. Accès aux financements publics
L’un des avantages les plus significatifs de la certification Qualiopi est l’accès aux financements publics et mutualisés. Depuis le 1er janvier 2022, seuls les organismes de formation certifiés Qualiopi peuvent prétendre à ces financements, qu’ils proviennent des OPCO, de Pôle emploi, des régions ou d’autres dispositifs publics. Pour un organisme de formation, être certifié Qualiopi est donc indispensable pour maintenir ses sources de financement et développer son activité.
- Impact direct sur les revenus : Sans la certification, un organisme pourrait se voir refuser l’accès à des fonds essentiels, limitant ainsi sa capacité à proposer des formations à des publics variés.
- Opportunité de développement : Avec Qualiopi, un organisme peut élargir son portefeuille de clients en accédant à des marchés financés, comme les contrats de professionnalisation, les formations pour demandeurs d’emploi ou les actions collectives financées par les OPCO.
2. Renforcement de la crédibilité et de la réputation
La certification Qualiopi est un gage de qualité reconnu par l’ensemble des acteurs du secteur de la formation. Pour faire simple, un organisme certifié signifie qu’il respecte des critères stricts de qualité dans la conception, la mise en œuvre et l’évaluation de ses formations. Cela renforce ainsi la crédibilité de l’organisme auprès de ses clients, partenaires et financeurs.
- Confiance des clients : Les entreprises et les individus sont plus enclins à choisir un organisme certifié, car ils savent que les formations proposées répondent à des normes de qualité précises. Il est toujours plus rassurant de se tourner vers un organisme qui détient des certifications, plutôt que vers son concurrent qui n’en détient aucune !
- Avantage concurrentiel : Comme dit précédemment, dans un marché toujours plus compétitif, la certification Qualiopi peut être un critère de différenciation majeur, permettant à un organisme de se distinguer de ses concurrents non certifiés. Tout peut se jouer sur la simple obtention de cette certification !
3. Amélioration continue des pratiques internes
Obtenir la certification Qualiopi n’est pas seulement un acte administratif ; c’est également un engagement dans une démarche d’amélioration continue. C’est pourquoi la certification impose aux organismes de respecter un référentiel de qualité qui couvre plusieurs aspects de leur activité, tels que la gestion des compétences, la relation client, l’évaluation des résultats, et l’amélioration des processus. Nous sommes là pour vous former et vous accompagner à ce sujet, afin de rendre cette transition plus agréable pour vous et vos équipes.
Retour d’expérience et feedback : Grâce aux audits réguliers, les organismes certifiés ont l’opportunité de recevoir un retour d’expérience structuré, leur permettant d’identifier des axes d’amélioration et d’optimiser en permanence leurs prestations.
Structuration des processus : Pour obtenir et conserver la certification, un organisme doit mettre en place des procédures claires et efficaces. Cela conduit souvent à une meilleure organisation interne et à des gains d’efficacité.
Engagement de l’équipe : La certification peut également favoriser une culture de la qualité au sein de l’organisme, impliquant l’ensemble du personnel dans la démarche d’amélioration continue. Cela peut renforcer l’engagement des équipes et leur satisfaction au travail.
3. Les avantages pour les entreprises qui cherchent à former leurs employés
La certification Qualiopi ne bénéficie pas uniquement aux organismes de formation. Elle présente également des avantages significatifs pour les entreprises qui souhaitent former leurs employés ! Ces avantages se traduisent par une garantie de qualité, une optimisation des coûts de formation et une meilleure adaptation des formations aux besoins spécifiques des entreprises. Voici un aperçu détaillé des principaux bénéfices pour les entreprises :
1. Garantie de qualité des formations
L’un des principaux avantages pour une entreprise de choisir un organisme de formation certifié Qualiopi est la garantie de qualité des prestations. La certification Qualiopi repose sur un référentiel strict. Il oblige les organismes à respecter des normes de qualité dans tous les aspects de leur activité, de la conception des formations à leur évaluation.
- Confiance accrue : En collaborant avec un organisme certifié, une entreprise peut être sûre que les formations suivies par ses employés sont bien structurées, pertinentes et conformes aux meilleures pratiques pédagogiques. Cela rassure et promet un résultat positif.
- Résultats mesurables : La certification exige que les organismes mettent en place des processus d’évaluation des acquis et de suivi des performances. Cela permet aux entreprises de mesurer l’impact réel des formations sur les compétences de leurs employés.
2. Optimisation des coûts de formation
Un autre avantage majeur pour les entreprises concerne la possibilité d’optimiser les coûts liés à la formation. En choisissant un organisme certifié Qualiopi, les entreprises peuvent accéder à des financements publics ou mutualisés. Cela réduit ainsi leur investissement personnel dans la formation de leurs employés.
- Financements publics : Comme pour les organismes de formation, la certification Qualiopi est nécessaire pour bénéficier des financements publics, notamment ceux des OPCO. Cela signifie que les formations proposées par un organisme certifié peuvent être partiellement ou totalement prises en charge. Cela constitue un atout financier considérable pour les entreprises.
- Réduction du budget formation : Grâce à ces financements, les entreprises peuvent former un plus grand nombre d’employés ou investir dans des formations plus spécialisées sans même augmenter leur budget.
3. Accès à des formations sur-mesure
Les entreprises ont souvent des besoins spécifiques en matière de formation. Que ce soit en termes de compétences à développer, de secteur d’activité ou de contraintes organisationnelles. Les organismes certifiés Qualiopi sont particulièrement bien équipés pour répondre à ces besoins. Cela, grâce à leur engagement dans une démarche de qualité et d’amélioration continue.
Flexibilité et réactivité : Les organismes certifiés sont souvent plus flexibles et réactifs. Ils sont capables de s’adapter rapidement aux demandes des entreprises, que ce soit pour modifier un programme de formation, ajuster le calendrier ou intégrer de nouveaux contenus en réponse à des évolutions du marché.
Adaptation aux besoins spécifiques : Un organisme certifié Qualiopi est en mesure de concevoir des formations sur-mesure qui prennent en compte les objectifs spécifiques de l’entreprise, les compétences à développer et les réalités du terrain.
4. Comment obtenir la certification Qualiopi ?
L’obtention de la certification Qualiopi est un processus rigoureux. Il demande une préparation minutieuse et une compréhension claire des exigences du référentiel. Ce processus est crucial pour les organismes de formation. En effet, il conditionne leur accès aux financements publics et leur crédibilité sur le marché. Voici les étapes principales à suivre pour obtenir cette certification et quelques conseils pour se préparer efficacement à l’audit.
1. Comprendre le référentiel Qualiopi
Le référentiel Qualiopi est structuré autour de sept critères principaux, chacun décliné en plusieurs indicateurs de qualité. Ces critères couvrent l’ensemble du processus de formation, depuis l’accueil des apprenants jusqu’à l’évaluation des formations. Il est essentiel de bien comprendre ces critères pour pouvoir les appliquer correctement.
- Critères clés : Les critères incluent l’information des publics, l’identification des objectifs de formation, l’adaptation des dispositifs d’accueil et d’accompagnement, la mobilisation des moyens pédagogiques, le suivi et l’évaluation des parcours, le développement des compétences des formateurs, et l’amélioration continue.
- Étude approfondie : Chaque organisme doit analyser ces critères. Cela permet d’identifier les exigences spécifiques qui s’appliquent à ses activités et les intégrer dans ses processus internes.
2. Mettre en place un système de gestion de la qualité
Une fois les exigences du référentiel bien comprises, l’étape suivante consiste à mettre en place un système de gestion de la qualité qui répond à ces critères. Cela implique de formaliser les processus existants et, si nécessaire, de les ajuster pour qu’ils soient conformes aux normes Qualiopi.
- Documentation des processus : Il est crucial de documenter tous les processus liés à la formation. Notamment ceux qui concernent la gestion des compétences, l’accueil des apprenants, l’évaluation des formations, et le suivi post-formation.
- Mise en œuvre des procédures : Chaque procédure doit être mise en place de manière effective, avec une traçabilité claire. Cela inclut la formation des équipes internes pour qu’elles soient alignées sur les nouvelles exigences de qualité.
3. Préparer l’audit de certification
L’audit de certification est une étape clé dans le processus d’obtention de la certification Qualiopi. Cet audit est réalisé par un organisme certificateur accrédité. Il vise à vérifier que l’organisme de formation respecte donc bien les critères du référentiel Qualiopi.
- Choisir un organisme certificateur : Il existe plusieurs organismes certificateurs accrédités par le Comité français d’accréditation (Cofrac). Le choix de l’organisme dépend de critères tels que la notoriété, le coût de l’audit et les délais proposés.
- Simulation d’audit : Avant l’audit officiel, il est recommandé de réaliser un audit interne ou une simulation d’audit. Cela permet d’identifier d’éventuels points faibles et les corriger avant le passage de l’auditeur. Avec nous, cet audit interne est compris dans notre accompagnement Qualiopi.
- Préparation des documents : L’organisme doit préparer l’ensemble des documents nécessaires pour l’audit. Cela comprend les preuves de conformité aux critères, les procédures documentées, et les rapports d’évaluation.
4. Passer l’audit de certification
L’audit se déroule généralement en deux étapes. Il commence par un audit documentaire, qui vérifie la conformité des documents fournis par l’organisme. Ensuite, il poursuit par un audit sur site. Celui-ci permet à l’auditeur d’observer les pratiques en place et de s’assurer qu’elles respectent les critères Qualiopi.
- Audit documentaire : L’auditeur analyse les documents fournis par l’organisme pour vérifier leur conformité avec le référentiel. Il est crucial que ces documents soient bien organisés et complets.
- Audit sur site : Lors de la visite sur site, l’auditeur peut poser des questions, rencontrer les équipes, et vérifier la mise en œuvre des processus. La transparence et la coopération sont essentielles pour réussir cette étape. Chez Certification QSE, nous proposons une offre Qualiopi clé-en-main. Elle comprend notre présence lors de l’audit en tant que responsable qualité externalisé.
5. Recevoir et maintenir la certification
Si l’audit est concluant, l’organisme reçoit la certification Qualiopi, valable pour une durée de trois ans. Cependant, l’obtention de la certification n’est pas une fin en soi. Il est important de maintenir les standards de qualité pour conserver la certification lors des audits de surveillance.
- Audit de surveillance : Un audit intermédiaire est généralement prévu pour vérifier que l’organisme continue à respecter les critères de qualité. Il est donc crucial de maintenir un suivi régulier et de documenter toute amélioration continue.
- Amélioration continue : L’organisme doit rester vigilant et continuer à améliorer ses processus. Cela se fait en se basant sur les retours des apprenants, les évolutions réglementaires, et les bonnes pratiques du secteur.