La certification Qualiopi est devenue un passage obligé pour les organismes de formation souhaitant bénéficier de financements publics tels que le CPF (Compte Personnel de Formation) ou Pôle Emploi. Cette certification garantit que les formations proposées respectent les normes de qualité du Référentiel National Qualité. Cependant, obtenir cette certification peut sembler complexe, surtout si l’on ne connaît pas les étapes à suivre. Dans ce guide, nous vous proposons un aperçu détaillé du processus à suivre pour obtenir la certification Qualiopi en toute sérénité.
1. Comprendre le référentiel Qualiopi
Le Référentiel National Qualité est la base sur laquelle repose la certification Qualiopi. Il est composé de 7 critères et de 32 indicateurs, chacun couvrant un aspect différent de la qualité des prestations de formation. Ces critères portent sur l’information aux publics, l’identification des objectifs de formation, l’adaptation des formations, l’accompagnement des apprenants, la gestion des formateurs, l’amélioration continue, et la satisfaction des bénéficiaires.
Avant de vous lancer dans la démarche de certification, il est crucial de bien comprendre ce référentiel et ses exigences. En étudiant les indicateurs, vous serez en mesure d’identifier les points forts et les points faibles de votre organisme et d’anticiper les éventuelles non-conformités.
2. Préparer la documentation nécessaire
Pour obtenir la certification, vous devrez fournir des preuves documentaires qui attestent de la conformité de votre organisme aux indicateurs du référentiel. Voici une liste des principaux documents à préparer :
- Le projet pédagogique : Ce document décrit les objectifs pédagogiques de chaque formation, les compétences visées et les méthodes d’évaluation utilisées.
- Les contrats de formation : Ils encadrent la relation entre votre organisme et les apprenants, précisant les droits et obligations de chaque partie.
- Les évaluations des compétences des apprenants : Ces documents prouvent que les compétences des apprenants sont évaluées régulièrement au cours de leur formation.
- Les enquêtes de satisfaction : Elles permettent de mesurer la satisfaction des apprenants et de prouver que vous prenez en compte leurs retours pour améliorer vos prestations.
- Les plans d’amélioration continue : Ces documents montrent les actions mises en place pour améliorer la qualité des formations en fonction des retours des apprenants et des audits internes.
Il est important de structurer ces documents de manière cohérente et organisée pour faciliter le travail de l’auditeur lors de l’examen.
3. Réaliser un audit interne
Avant de passer à l’audit officiel, il est fortement conseillé de réaliser un audit interne. Cette étape vous permet de simuler les conditions réelles de l’audit Qualiopi et d’identifier les éventuelles non-conformités. L’audit interne peut être réalisé par un consultant externe ou par un membre de votre équipe qualifié pour examiner les documents et les pratiques internes.
L’objectif de cet audit est de vérifier que chaque indicateur du référentiel est bien couvert par des preuves tangibles. Vous pourrez ainsi corriger les écarts avant l’audit officiel et vous assurer que tout est en ordre.
4. Choisir un organisme certificateur
Pour obtenir la certification Qualiopi, vous devez faire appel à un organisme certificateur agréé. Il en existe plusieurs en France, et vous êtes libre de choisir celui qui convient le mieux à vos besoins. Il est conseillé de comparer les offres des différents certificateurs, notamment en termes de tarifs et de délais, pour faire le meilleur choix.
Une fois l’organisme choisi, vous pouvez programmer l’audit de certification. L’auditeur se rendra dans votre organisme ou analysera vos documents à distance, selon les modalités définies.
5. Passer l’audit de certification
L’audit de certification Qualiopi est la phase cruciale du processus. Lors de cet audit, l’auditeur vérifiera que vous respectez les critères du Référentiel National Qualité. Il s’assurera aussi que vous avez mis en place les pratiques et documents nécessaires. L’audit peut être réalisé en présentiel ou à distance. Cela dépend de la taille de votre organisme et des modalités convenues avec l’organisme certificateur.
Durant l’audit, l’auditeur examinera vos documents, observera vos pratiques et discutera avec vous pour comprendre comment vous gérez les formations, les formateurs et les apprenants. Il est important d’être transparent et de répondre à toutes les questions de l’auditeur de manière précise.
6. Répondre aux non-conformités éventuelles
À l’issue de l’audit, l’auditeur peut relever des non-conformités. Ces non-conformités sont des écarts par rapport aux critères du référentiel qui doivent être corrigés avant d’obtenir la certification. Il existe deux types de non-conformités : mineures et majeures.
Les non-conformités mineures ne remettent pas en cause l’obtention de la certification, mais elles doivent être corrigées dans un délai imparti. Les non-conformités majeures, en revanche, nécessitent une correction immédiate avant la délivrance de la certification. Vous aurez un délai pour mettre en place des actions correctives et présenter à l’auditeur les preuves que ces non-conformités ont été résolues.
7. Obtenir la certification Qualiopi
Une fois toutes les non-conformités corrigées, vous recevrez votre certification Qualiopi. Cette certification est valable pour une durée de trois ans, mais elle n’est pas définitive. En effet, un audit de surveillance sera programmé environ 18 mois après l’obtention de la certification pour vérifier que votre organisme continue de respecter les critères du référentiel.
Il est donc important de maintenir à jour vos pratiques et vos documents pour garantir la conformité continue de votre organisme. La certification Qualiopi vous engage dans une démarche d’amélioration continue, ce qui vous permet de garantir un niveau de qualité élevé dans vos prestations de formation.
8. Conseils pour maintenir la certification Qualiopi
Obtenir la certification Qualiopi est une étape importante, mais la maintenir l’est tout autant. Voici quelques conseils pour assurer la continuité de la certification dans le temps :
- Mettre à jour les documents régulièrement : Les documents fournis lors de l’audit doivent être à jour et conformes aux pratiques actuelles de votre organisme. Pensez à les réviser régulièrement pour éviter les non-conformités lors de l’audit de surveillance.
- Suivre les retours des apprenants : Les enquêtes de satisfaction sont une source précieuse d’informations pour améliorer vos prestations. Analysez régulièrement les retours et mettez en place des actions correctives si nécessaire.
- Former les équipes : Il est important que l’ensemble de vos équipes soit impliqué dans la démarche Qualiopi. Organisez des formations régulières pour que chacun comprenne les exigences du référentiel et contribue à maintenir la qualité des prestations.
Conclusion
Obtenir la certification Qualiopi est un processus rigoureux, mais essentiel pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics. En suivant les étapes de ce guide, vous vous préparez efficacement à l’audit de certification. Vous garantissez aussi la conformité de votre organisme aux critères du Référentiel National Qualité. N’oubliez pas que la certification est une démarche d’amélioration continue. Maintenir des pratiques de qualité est donc essentiel pour réussir sur le long terme.