Les documents indispensables à avoir pour l’audit Qualiopi

Introduction à Qualiopi

Comprendre les attentes des auditeurs Qualiopi

Pour bien préparer votre audit, il est crucial de comprendre ce que les auditeurs recherchent. Le Référentiel National Qualité (RNQ) comporte sept critères principaux, eux-mêmes divisés en indicateurs. Chaque indicateur nécessite des preuves spécifiques pour démontrer que votre organisme respecte les exigences de qualité.

Les attentes des auditeurs se concentrent sur la clarté, la traçabilité et la pertinence des documents fournis. Ils doivent refléter votre engagement dans des domaines clés comme :

• La satisfaction des bénéficiaires : preuves de l’analyse et de l’utilisation des retours.
• L’adaptation des prestations : documents attestant de la prise en compte des besoins spécifiques des apprenants.
• L’amélioration continue : actions entreprises pour résoudre les non-conformités ou optimiser vos processus.

Pour chaque critère, préparez des documents clairs et bien structurés. Utilisez un tableau ou un outil de suivi pour relier chaque indicateur aux pièces justificatives correspondantes.

Conseil pratique : Pensez à vérifier les notes d’information des certificateurs. Ces documents offrent des indications sur les attentes spécifiques des auditeurs, selon les particularités de votre secteur.

Les documents administratifs nécessaires

Les documents administratifs constituent le socle de votre audit Qualiopi. Ils attestent de la légalité de votre activité et de votre conformité aux obligations réglementaires. Voici les pièces indispensables à rassembler :

1. Documents d’existence légale :
   • Attestation d’immatriculation au répertoire SIRET.
   • Code APE, justifiant votre activité principale.
   • Statuts de votre entreprise, notamment pour les associations ou sociétés.
2. Certificats et déclarations :
   • Déclaration d’activité (DA) en tant qu’organisme de formation.
   • Certificat d’enregistrement auprès de la DIRECCTE.
3. Contrats et conventions de formation :
   • Modèles de contrats signés avec les apprenants ou les entreprises.
   • Exemplaires de conventions de formation respectant le cadre légal.
4. Assurance professionnelle :
   • Copie de votre police d’assurance responsabilité civile.

En plus de ces documents, gardez à disposition des preuves de vos affiliations à des réseaux ou labels professionnels, si cela s’applique. Ces éléments renforcent la perception de votre sérieux et de votre engagement.

Astuce organisationnelle : Regroupez ces pièces dans un dossier numérique ou papier intitulé « Documents administratifs ». Utilisez des sous-dossiers pour faciliter l’accès rapide à chaque type de document.

Les preuves liées à la gestion des compétences

La qualité d’un organisme de formation repose en grande partie sur les compétences de ses formateurs et intervenants. L’auditeur Qualiopi s’attendra à voir des preuves tangibles démontrant la qualification et l’expertise de votre équipe pédagogique.

Voici les documents à préparer :

1. CV détaillés des formateurs :
   • Assurez-vous qu’ils incluent les expériences pertinentes, certifications, et diplômes.
   • Mettez à jour les CV régulièrement pour refléter les dernières compétences acquises.
2. Justificatifs de qualification :
   • Copies des diplômes, certificats, ou attestations de formation continue.
   • Preuves d’inscription à des organismes professionnels, si applicable.
3. Registre des formateurs :
   • Liste détaillée des intervenants, précisant leur rôle, leurs qualifications, et leur statut (salarié ou freelance).
4. Plan de développement des compétences :
   • Actions de formation suivies par vos formateurs pour maintenir ou développer leurs compétences.

L’objectif est de montrer que votre équipe pédagogique est à jour sur les évolutions sectorielles et capable de fournir des prestations de qualité.

Bon à savoir : Si vous collaborez avec des intervenants externes, prévoyez des copies de leurs contrats ou conventions pour justifier leur rôle au sein de votre structure.

Les documents concernant l’amélioration continue

L’un des piliers de Qualiopi est l’engagement dans une démarche d’amélioration continue. Les auditeurs s’attendent à voir des preuves de vos efforts pour identifier, analyser, et résoudre les points à améliorer dans votre organisation.

Voici les documents essentiels à ce sujet :

1. Procès-verbaux de réunions internes :
   • Actes de réunions où sont discutés les retours clients, les non-conformités, ou les projets d’amélioration.
2. Enquêtes de satisfaction :
   • Résultats des enquêtes menées auprès des apprenants et des parties prenantes.
   • Synthèse des résultats et actions correctives mises en place.
3. Plan d’action et suivi des objectifs :
   • Tableau détaillant les points d’amélioration identifiés, les actions engagées, et les délais.
4. Rapports d’analyse des non-conformités :
   • Fiches de suivi précisant les causes des problèmes identifiés et les solutions apportées.

Ces documents doivent montrer que votre organisation est réactive et engagée dans une dynamique de progrès constant.

Astuce Qualiopi : Conservez une trace écrite des actions correctives, même pour des incidents mineurs. Cela montre que vous prenez les retours au sérieux et cherchez à améliorer continuellement vos prestations.

Les éléments relatifs à l’information et la communication

Un autre aspect fondamental de l’audit Qualiopi concerne la manière dont vous communiquez vos informations aux bénéficiaires et aux parties prenantes. Cela inclut la transparence sur vos offres, les modalités pédagogiques, et l’accessibilité des formations.

Voici les documents à préparer :

1. Supports de communication :
   • Plaquettes ou brochures décrivant vos formations.
   • Fiches détaillées des prestations proposées, mentionnant les objectifs, publics visés, et moyens pédagogiques.
   • Pages de votre site web relatives aux formations et aux contacts.
2. Preuves de transparence :
   • Modalités de paiement et conditions générales de vente.
   • Politiques de remboursement et de rétractation, si applicable.
3. Accessibilité de l’information :
   • Documents montrant comment vos informations sont accessibles aux personnes en situation de handicap.
   • Preuves d’adaptation de vos outils ou supports (par exemple, versions en braille, sous-titrages).

Ces éléments doivent démontrer que vos communications sont claires, complètes, et accessibles à tous. L’auditeur vérifiera également que vos supports reflètent les exigences légales et qu’ils sont régulièrement mis à jour.

Conseil organisationnel : Réunissez vos supports dans un dossier spécifique intitulé « Communication et transparence ». Pensez à indiquer les dates de mise à jour sur chaque document pour prouver leur actualisation.

La gestion des réclamations et des non-conformités

La gestion des réclamations et des non-conformités est un indicateur clé pour Qualiopi. Il ne s’agit pas uniquement de traiter les problèmes, mais aussi de documenter le processus pour en tirer des enseignements et éviter qu’ils ne se reproduisent.

Les documents essentiels incluent :

1. Registre des réclamations :
   • Un tableau recensant toutes les réclamations reçues, les dates, les causes, et les actions entreprises.
2. Rapports de traitement des réclamations :
   • Documents décrivant les solutions apportées à chaque problème.
   • Preuves de suivi pour s’assurer de la satisfaction des bénéficiaires après résolution.
3. Plan de gestion des non-conformités :
   • Outils ou procédures décrivant comment vous identifiez, analysez, et corrigez les problèmes rencontrés.
4. Exemples concrets :
   • Fiches détaillant des cas de réclamations ou non-conformités, accompagnées des solutions apportées et de leurs résultats.

Ces documents montrent à l’auditeur que votre organisation est réactive, transparente, et engagée dans l’amélioration continue.

Astuce : Intégrez des indicateurs de suivi dans votre registre, comme le délai moyen de résolution ou le taux de satisfaction post-traitement. Cela prouve l’efficacité de votre démarche.

Les preuves de la veille sectorielle

La veille sectorielle est indispensable pour garantir que votre organisme reste aligné avec les évolutions réglementaires, technologiques, et concurrentielles. Les auditeurs s’attendent à des preuves de votre engagement dans cette démarche.

Voici ce que vous devrez fournir :

1. Tableau ou registre de veille :
   • Document listant les informations collectées, les sources, et les actions prises en conséquence.
2. Captures d’écran et rapports :
   • Copies de newsletters, articles, ou rapports téléchargés pour illustrer les informations collectées.
3. Calendrier de veille :
   • Preuves de la régularité de vos démarches, comme des alertes Google, des événements suivis, ou des réunions dédiées.
4. Mise en pratique des résultats :
   • Exemples concrets montrant comment les informations collectées ont influencé vos pratiques (adaptation de formations, adoption de nouvelles technologies, etc.).

Une veille bien documentée et appliquée est un atout clé pour démontrer votre capacité à anticiper les besoins de vos bénéficiaires et à améliorer vos prestations.

Astuce pratique : Créez un dossier intitulé « Veille sectorielle » contenant tous ces éléments, organisés par thématique ou par date. Cela facilite l’accès rapide lors de l’audit.

Les dossiers pédagogiques et évaluatifs

Les dossiers pédagogiques sont au cœur de votre activité et doivent être parfaitement conformes aux exigences Qualiopi. Ils servent à prouver que vos formations répondent aux besoins des bénéficiaires et que leurs compétences sont évaluées de manière appropriée.

Voici les documents requis :

1. Programmes de formation :
   • Objectifs pédagogiques, contenu détaillé, modalités d’évaluation, et durée.
   • Adaptations pour répondre aux besoins spécifiques des apprenants.
2. Modalités d’évaluation :
   • Outils utilisés pour évaluer les compétences acquises (tests, mises en situation, QCM).
   • Critères de réussite et d’attribution des certifications ou attestations.
3. Preuves de mise en œuvre :
   • Feuilles de présence signées.
   • Rapports d’évaluation ou synthèses des résultats obtenus.
4. Supports pédagogiques :
   • Documents remis aux apprenants (fiches pratiques, présentations, guides).

Ces pièces démontrent que vos formations sont bien conçues, bien suivies, et qu’elles apportent une réelle valeur aux bénéficiaires.

Bon à savoir : Ajoutez des témoignages ou retours positifs des apprenants pour renforcer la crédibilité de vos démarches pédagogiques.

Conclusion

La clé d’un audit Qualiopi réussi réside dans une préparation minutieuse et une organisation rigoureuse de vos documents. Chaque élément présenté doit être clair, traçable, et en lien direct avec les critères du Référentiel National Qualité.

En rassemblant les documents administratifs, les preuves de compétence, les dossiers pédagogiques, et les éléments relatifs à l’amélioration continue, vous montrez non seulement votre conformité, mais également votre engagement envers la qualité.

Conseil final : Créez un tableau de bord regroupant toutes vos preuves, organisées par critère et indicateur. Cela permettra à l’auditeur de naviguer facilement dans vos documents, tout en mettant en avant votre professionnalisme.

Préparez-vous dès maintenant et abordez l’audit avec confiance. Une organisation optimale est la meilleure garantie de succès !