Introduction
La certification Qualiopi est devenue essentielle pour les organismes de formation. Elle garantit la qualité des prestations et l’accès aux financements publics. Pourtant, son obtention et son maintien soulèvent de nombreuses questions. Cette FAQ répond aux 20 questions les plus fréquentes sur Qualiopi. Vous découvrirez les critères, le déroulement de l’audit et les obligations à respecter.
1. Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
Qualiopi est une certification qui atteste de la qualité des services proposés par un organisme de formation, un centre de bilan de compétences, un CFA ou un prestataire de VAE. Elle est délivrée par un organisme certificateur accrédité après un audit approfondi. Cette certification repose sur le Référentiel National Qualité (RNQ), qui fixe les exigences que chaque organisme doit respecter.
Son principal objectif est d’harmoniser les pratiques de formation et d’assurer un service de qualité aux bénéficiaires. En obtenant Qualiopi, un organisme prouve qu’il répond aux critères d’exigence en matière de pédagogie, d’accompagnement et de suivi des apprenants.
2. Pourquoi Qualiopi est-elle obligatoire ?
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue une exigence légale pour tous les prestataires d’actions de formation souhaitant accéder aux financements publics et mutualisés. Cette obligation vise à garantir que les fonds publics alloués à la formation sont utilisés pour des prestations de qualité, répondant aux besoins des entreprises et des apprenants.
Le remplacement de Datadock par Qualiopi marque une évolution significative dans le contrôle de la qualité des organismes de formation. Alors que Datadock reposait sur une simple déclaration de conformité, Qualiopi impose une vérification sur site et une évaluation approfondie par un auditeur.
3. Qui doit être certifié Qualiopi ?
Tous les organismes de formation, centres de formation d’apprentis (CFA), prestataires de bilans de compétences et organismes accompagnant la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) doivent obtenir la certification s’ils souhaitent bénéficier de financements publics.
En revanche, les entreprises qui proposent des formations en interne, sans financement extérieur, ne sont pas concernées par cette obligation. Elles peuvent cependant choisir de se faire certifier si elles souhaitent prouver la qualité de leurs formations auprès de leurs partenaires.
4. Quels sont les critères d’évaluation de Qualiopi ?
L’audit de certification repose sur sept critères fondamentaux, qui permettent d’évaluer la qualité des prestations proposées par l’organisme de formation. Ces critères incluent la clarté de l’information fournie au public, la définition des objectifs pédagogiques, la personnalisation du suivi des apprenants, l’adéquation des moyens pédagogiques et techniques, la qualification des formateurs, l’intégration de l’organisme dans son environnement socio-économique et la mise en place d’une démarche d’amélioration continue.
Chacun de ces critères est évalué à travers des indicateurs précis, et l’organisme doit fournir des preuves concrètes attestant du respect des exigences. L’audit ne se limite pas à un examen des documents : il inclut également des entretiens avec l’équipe et l’analyse des processus internes.
5. Comment obtenir la certification Qualiopi ?
L’obtention de Qualiopi suit un processus bien défini. L’organisme analyse d’abord le Référentiel National Qualité pour vérifier qu’il respecte toutes les exigences. Il choisit ensuite un organisme certificateur accrédité par le COFRAC, qui réalise l’audit.
Avant l’audit, l’organisme doit préparer une documentation complète, incluant les fiches pédagogiques, les enquêtes de satisfaction des apprenants et les éléments prouvant l’amélioration continue de la qualité des formations. L’audit initial dure généralement une journée. À l’issue de cette évaluation, l’auditeur émet un rapport précisant si l’organisme est conforme ou s’il doit corriger certaines non-conformités avant d’obtenir sa certification.
6. Combien coûte la certification Qualiopi ?
Le coût de la certification varie en fonction de plusieurs facteurs, notamment la taille de l’organisme et l’organisme certificateur choisi. En moyenne, un indépendant doit prévoir un budget compris entre 900 et 1 500 euros, tandis qu’une petite structure de 1 à 5 salariés devra débourser entre 1 500 et 2 000 euros. Pour les structures plus importantes, le coût peut atteindre 2 500 euros.
Certaines aides financières existent pour alléger ces frais. Les OPCO, les régions et d’autres dispositifs publics peuvent prendre en charge une partie des coûts liés à la certification.
7. Qui réalise l’audit Qualiopi ?
L’audit est réalisé par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC. Chaque organisme de formation peut choisir librement son certificateur parmi une liste officielle. Il est recommandé de comparer plusieurs certificateurs avant de faire son choix, en prenant en compte les tarifs, les délais de certification et l’expérience dans le domaine de la formation.
8. Comment se déroule un audit Qualiopi ?
L’audit suit plusieurs étapes essentielles. Il débute par une réunion d’ouverture, au cours de laquelle l’auditeur explique le déroulement de l’évaluation et rappelle les critères examinés. L’organisme doit ensuite présenter ses documents et répondre aux questions de l’auditeur, qui peut également interroger les formateurs et les responsables pédagogiques.
Une fois l’audit terminé, une réunion de clôture permet de faire le bilan. L’auditeur remet un rapport précisant les éventuelles non-conformités et le délai dont dispose l’organisme pour apporter des corrections.
9. Que faire en cas de non-conformité ?
Si des non-conformités sont détectées, elles sont classées en non-conformités mineures ou majeures. Une non-conformité mineure signifie que des ajustements doivent être réalisés, mais n’empêche pas l’obtention de la certification. Une non-conformité majeure, en revanche, bloque la délivrance de Qualiopi jusqu’à ce que les corrections soient effectuées.
L’organisme dispose d’un délai de 30 à 90 jours pour apporter les corrections demandées. Une fois les modifications effectuées, un second audit peut être nécessaire pour valider la mise en conformité.
10. Quelle est la durée de validité de Qualiopi ?
La certification Qualiopi est valable trois ans. Toutefois, un audit de surveillance obligatoire doit être réalisé au bout de 18 mois pour vérifier que l’organisme continue de respecter les exigences du référentiel.
11. Comment bien préparer son audit Qualiopi ?
Une préparation rigoureuse est essentielle pour réussir l’audit Qualiopi. Avant l’audit, l’organisme doit s’assurer que tous ses processus internes sont conformes aux exigences du Référentiel National Qualité. Il est recommandé d’effectuer un diagnostic interne pour identifier d’éventuelles failles et mettre en place les actions correctives nécessaires.
Il est aussi crucial de rassembler tous les documents demandés par l’auditeur. Cela inclut les fiches pédagogiques des formations, les enquêtes de satisfaction des apprenants, les documents relatifs au suivi des formations et les preuves de l’amélioration continue. L’équipe pédagogique et administrative doit être formée aux critères d’évaluation, car l’auditeur pourra interroger différents membres de l’organisme sur les pratiques en place.
12. Quels documents doivent être présentés à l’auditeur ?
L’auditeur va examiner plusieurs documents pour vérifier la conformité de l’organisme aux sept critères de Qualiopi. Parmi les documents les plus importants, on retrouve les programmes de formation détaillés, qui doivent clairement indiquer les objectifs pédagogiques et les modalités d’évaluation des compétences acquises.
Les dossiers de suivi des apprenants sont également essentiels. Ils doivent contenir des preuves de l’accompagnement et du suivi des stagiaires avant, pendant et après la formation. L’organisme doit aussi présenter des enquêtes de satisfaction, qui permettent de mesurer l’impact des formations et d’identifier des axes d’amélioration.
L’auditeur examine également les CV des formateurs, les modalités d’adaptation aux besoins spécifiques des apprenants et les plans d’action pour l’amélioration continue.
13. Que se passe-t-il si l’organisme échoue à l’audit ?
Si l’organisme ne satisfait pas aux exigences du référentiel, l’auditeur peut émettre des non-conformités majeures ou mineures. Dans le cas d’une non-conformité mineure, l’organisme doit apporter des ajustements dans un délai imparti, généralement 30 à 90 jours.
En cas de non-conformité majeure, la certification est suspendue tant que les corrections nécessaires n’ont pas été effectuées. L’organisme devra alors réaliser les actions correctives et passer un nouvel audit. Un échec à cet audit complémentaire peut entraîner un refus définitif de la certification, obligeant l’organisme à recommencer tout le processus.
14. Comment maintenir la certification Qualiopi sur le long terme ?
Une fois la certification obtenue, l’organisme doit veiller à respecter les exigences du référentiel en continu. Il est indispensable de mettre en place un suivi régulier et de documenter toutes les actions entreprises pour améliorer la qualité des prestations.
L’analyse des enquêtes de satisfaction, la formation continue des formateurs et l’adaptation des formations aux besoins du marché sont des pratiques clés pour maintenir la conformité. De plus, il faut se préparer à l’audit de surveillance, qui aura lieu 18 mois après l’obtention de la certification. Cet audit intermédiaire permet de vérifier que l’organisme respecte toujours les critères du référentiel.
15. Quels sont les avantages de la certification Qualiopi ?
Obtenir Qualiopi offre plusieurs bénéfices pour un organisme de formation. Tout d’abord, elle permet d’accéder aux financements publics et mutualisés, ce qui est un atout majeur pour le développement de l’activité. Sans cette certification, un organisme ne peut pas proposer des formations financées par le CPF, les OPCO, Pôle emploi ou les Régions.
Ensuite, Qualiopi constitue un véritable gage de qualité et de crédibilité. Les entreprises et les apprenants sont de plus en plus exigeants en matière de formation, et une certification reconnue permet de se démarquer de la concurrence. Elle garantit également une amélioration continue des services, grâce aux audits réguliers et aux exigences du référentiel.
16. Qualiopi remplace-t-elle Datadock ?
Oui, Qualiopi a remplacé Datadock depuis le 1er janvier 2022. Contrairement à Datadock, qui reposait sur une déclaration de conformité, Qualiopi impose un audit obligatoire pour évaluer concrètement la mise en œuvre des critères de qualité. Cette évolution vise à renforcer la fiabilité des organismes de formation et à éviter les dérives constatées sous Datadock.
De plus, avec Qualiopi, les financeurs disposent d’une garantie plus solide concernant l’utilisation des fonds publics et la pertinence des formations proposées.
17. L’audit de surveillance est-il obligatoire ?
Oui, l’audit de surveillance est une étape essentielle dans le cycle de certification Qualiopi. Il est à réaliser 18 mois après l’obtention de la certification et permet de vérifier que l’organisme maintient ses engagements en matière de qualité.
Lors de cet audit, l’auditeur contrôle plusieurs éléments, comme la mise en place d’une démarche d’amélioration continue, le suivi des apprenants et l’adaptation des formations aux évolutions du marché. Si des non-conformités sont détectées, elles doivent être corrigées dans les délais impartis sous peine de perdre la certification.
18. Comment choisir son organisme certificateur ?
Il existe plusieurs organismes certificateurs accrédités par le COFRAC. Pour faire le bon choix, il est important de comparer plusieurs critères, notamment les tarifs, les délais de certification et la réputation de l’organisme. Certains certificateurs sont plus spécialisés dans le domaine de la formation et peuvent offrir un accompagnement plus adapté.
Renseignez-vous sur les retours d’expérience d’autres organismes ayant obtenu la certification. Certains certificateurs ont des processus plus rigoureux que d’autres, et il est essentiel d’opter pour un prestataire sérieux et reconnu.
19. Existe-t-il des aides financières pour obtenir Qualiopi ?
Oui, plusieurs dispositifs permettent d’alléger le coût de la certification Qualiopi. Les OPCO (Opérateurs de Compétences) proposent des financements pour accompagner les organismes dans leur démarche de certification. Certaines Régions et d’autres dispositifs publics offrent également des subventions pour couvrir une partie des frais liés à l’audit.
Avant de commencer la procédure, contactez les OPCO et les collectivités locales pour connaître les aides disponibles. Ces financements peuvent couvrir tout ou partie du coût de la certification et faciliter l’accès à Qualiopi pour les petites structures.
20. Combien de temps faut-il pour obtenir la certification Qualiopi ?
Le processus d’obtention de Qualiopi prend en moyenne trois à six mois, en fonction de la réactivité de l’organisme et de la disponibilité du certificateur choisi. La préparation des documents et l’adaptation aux critères du Référentiel National Qualité peuvent prendre plusieurs semaines.
Une fois l’audit initial réalisé, si aucune non-conformité majeure n’est relevée, la certification est délivrée rapidement. En revanche, si des corrections sont nécessaires, le délai peut s’allonger, notamment si un second audit est requis.
Pour accélérer le processus, il est recommandé de bien se préparer en amont, de structurer ses documents et de s’assurer que toutes les exigences du référentiel sont respectées avant de passer l’audit.
Conclusion
La certification Qualiopi est un processus exigeant mais essentiel pour les organismes de formation. Une bonne préparation facilite l’obtention et le maintien de cette certification.
Si vous souhaitez réussir votre audit, anticipez les exigences et assurez un suivi rigoureux des critères du Référentiel National Qualité.