Contrôle à posteriori de pôle emploi pour les organismes de formation

Pôle emploi met en œuvre des contrôles de organismes de formation afin de s’assurer de la qualité des formations financées. En effet, un contrôle à posteriori de pôle emploi peut être mené au sein des OF. Le décret qualité du 30 juin 2015, oblige ce financeur à vérifier la qualité de la prestation au travers de 6 critères. Il s’agit de contrôle à posteriori de pôle emploi.

Des contrôles en amont sont mis en œuvre ou à défaut des vérifications de présomption de qualité sont assurées. Il s’agit de l’obtention d’une attestation de conformité ou de la détention d’un label ou le référencement par un tiers de confiance (régions, OPCA, OPACIF, …)

A la suite ou pendant le déroulement de la formation, les financeurs doivent s’assurer de la qualité de la prestation délivrée. Il s’agit de contrôles à posteriori.

Principes des contrôles qualité de pôle emploi

Il est défini annuellement un politique de contrôle à posteriori de pôle emploi qui est basée sur différents critères :

Nombre de stagiaires,
Taux de satisfaction des demandeurs d’emploi aux enquêtes de satisfaction de Pôle emploi,
Évolution du chiffre d’affaires avec Pôle emploi,
Déréférencement l’année précédente.
…

Le contrôle à posteriori de pôle emploi peut aussi être opéré suite à des réclamations de stagiaires (financés par pôle emploi) ou suite à saisines issues des conseillers d’agences.

Déroulement des contrôles de pôle emploi

Le contrôle à posteriori de pôle emploi des 6 critères qualité peuvent être des contrôles sur pièces ou des contrôles sur place. Lorsqu’un contrôle est décidé par pôle emploi, un courriel est envoyé par la délégation régionale à l’organisme de formation. Dans le cadre d’un contrôle sur pièces, l’OF reçoit la liste des pièces à fournir pour le contrôle. Dans le cas d’un contrôle in-situ, il peut s’agir d’une visite inopinée ou prévue. Le premier cas fera essentiellement suite à des réclamations de stagiaires. Pôle emploi se réserve aussi le droit d’assister à la séquence de formation avec les stagiaires et le formateur. L’ensemble des contrôles donnent lieu à des rapports. Pôle emploi rappel les points contrôlés, les constats et les éventuelles sanctions. Dans ce dernier cas, les délais de mise en œuvre ainsi que le maintien ou non de l’organisme de formation dans le catalogue Pôle emploi sont précisés.

Classement des constats de contrôles pôle emploi

Le contrôle à posteriori de pôle emploi des actions de formation donne lieu à des constats qui reprennent ceux connus dans les démarches de certification. Il existe tout de même des différences dans l’appréciation de ces :

Point sensibles, ;
Non-conformité mineure et
Non-conformité majeure.

La démarche de contrôle à posteriori de pôle emploi est donc calée sur les démarches qualités « classique » ainsi que sur le système d’audit. Toutefois, le contrôle à posteriori de pôle emploi ne fait pas apparaître les point de progrès et point fort habituellement connus.

Point sensible :

Le point sensible est un manquement sur l’un des points de contrôle d’un ou plusieurs critères du référentiel de contrôle qualité de Pôle emploi, sans que ce manquement ne porte sur une disposition légale encadrant la sécurité des locaux et des matériels à disposition des stagiaires.

Dans ce cas, Pôle emploi adresse par courrier ou courriel à l’organisme de formation une demande de mise en conformité sur le ou les écart(s) constaté(s). Les preuves d’action correctives doivent être communiquées à Pôle emploi dans un délai de deux mois.

Si, à l’expiration de ce délai, l’organisme n’a pas apporté la ou les preuve(s) de mise en conformité, Pôle emploi lui adresse, une mise en demeure de se mettre en conformité dans un délai d’un mois.

La mise en conformité par un contrôle sur pièces est réalisée.

Si au terme du délai d’un mois après la mise en demeure, l’organisme n’apporte pas la ou les preuve(s) demandée(s) ou que la mise en conformité n’est pas validée suite au contrôle, la sanction sera la suspension du financement d’actions de formation et le déréférencement du catalogue.

Les non-conformités du contrôle à posteriori de pôle emploi :

La non-conformité mineure

La non-conformité mineure est constituée d’un manquement sur plusieurs points de contrôle d’un ou plusieurs critères du référentiel de contrôle qualité de Pôle emploi. En revanche, ces manquements ne couvrent pas l’intégralité d’un critère (pour les critères 1 à 4). Ils ne doivent également pas mettre en cause la sécurité des locaux et des matériels à disposition des stagiaires.

Pôle emploi adresse, par courrier ou courriel à l’organisme de formation, une mise en demeure de se mettre en conformité dans un délai d’un mois également accompagné d’une demande détaillée de plan d’action que l’organisme doit mettre en place.

Enfin, la mise en conformité est appréciée par Pôle emploi à l’issue d’un nouveau contrôle (sur pièces ou sur place).

Si, au terme du délai d’un mois après la mise en demeure, l’organisme n’apporte pas la ou les preuve(s) demandée(s) ou que la mise en conformité n’est pas validée suite au contrôle, la sanction est la suspension du financement d’actions de formation. Mais aussi, si l’organisme de formation est référencé au catalogue qualité de Pôle emploi, le déréférencement du catalogue sera réalisé.

La non-conformité majeure

Elle est constituée :

d’une défaillance de l’organisme de formation sur l’ensemble des points de contrôle d’un ou plusieurs critères du référentiel de contrôle qualité de Pôle emploi (pour les critères 1 à 4),
mais aussi par un manquement aux dispositions légales encadrant la sécurité des locaux et des matériels à disposition des stagiaires.

Par conséquent, elle entraîne une suspension du :

financement d’actions de formation concomitante à la mise en demeure de l’organisme, et jusqu’à ce que la remise en conformité soit validée ;
référencement dans le catalogue qualité de Pôle emploi ;
En outre, la sortie immédiate des stagiaires des locaux ou des salles. Et cela dans le cas d’une non-conformité majeure risque de porter atteinte à l’intégrité des personnes. Celle-ci est actée par un procès-verbal établi par Pôle emploi et remis à l’organisme de formation à l’issue du contrôle. Une copie est également remise sur place ou adressée par courrier par Pôle emploi aux stagiaires concernés.

Enfin la mise en conformité est appréciée à l’issue d’un nouveau contrôle sur place réalisé. Celui-ci est réalisé dans les quinze jours ouvrés qui suivent le constat de non-conformité majeure.

Dans le cadre d’une non-conformité majeure, le contrôle à posteriori de pôle emploi peut aussi être renforcé l’année suivante.

Critères de contrôle à posteriori pôle emploi

Les 6 critères du décret qualité en formation professionnelle ont été déclinés pour le contrôle à posteriori de pôle emploi. Par conséquent, il s’agit de s’assurer de la conformité des 6 critères au travers des éléments ci-dessous :

Critère 1 : L’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé

L’OF dispose d’un programme détaillé de formation
- En présentiel : il comprend les objectifs, le niveau de connaissances requis, les moyens pédagogiques techniques et d’encadrement, les moyens pour suivre son exécution et les moyens pour en apprécier les résultats et/ou
- En FOAD : il comprend des informations précitées (présentiel). Mais aussi la nature des travaux demandés, le temps estimé, les modalités de suivi et d’évaluation pour les séquences à distance, les moyens d’organisation, d’accompagnement ou d’assistance pédagogique et technique
L’OF personnalise le parcours de formation :
- Ajuster la durée du parcours et le type de formule proposée,
- Identifier, évaluer et prendre en compte les-acquis maîtrisés,
- Mesurer les écarts avec les prérequis obligés,
- Recueillir les attentes du stagiaire et mesurer les écarts entre les attentes exprimés et les objectifs de la formation
L’OF met en place un dispositif pour évaluer la pertinence des éléments déclarés : niveau de maîtrise des acquis, diplôme, expérience réelle, …
L’OF dispose d’un document qui décrit les modalités pédagogiques déployées pour toute offre de formation
- Les méthodes. Par exemple, le travail individuel, travail de groupe, en présentiel, à distance
- Les techniques. Par exemple, exposé, exercice, témoignage, lecture, étude de cas, jeu de rôle, film, stimulation, jeu d’entreprise, débat, réunion, démonstration, expérimentation, enquête, conduite de projet.
L’OF informe le public des différentes étapes avant l’entrée en formation : information collective, pré-rentrée, remise d’équipement, …
L’OF informe le public sur les modalités d’évaluation à la sortie de la formation.
L’OF est en capacité de prouver que les modalités pédagogiques délivrées sont adaptées aux objectifs de formation :
- D’abord les méthodes : travail individuel, travail de groupe, en présentiel, à distance),
- Puis les techniques : exposé, exercice, témoignage, lecture, étude de cas, jeu de rôle, film, stimulation, jeu d’entreprise, débat, réunion, démonstration, expérimentation, enquête, conduite de projet
L’OF démontre qu’il réalise ses actions de formation conformément au programme détaillé par exemple :
- En présentiel : (document d’enregistrement, évaluation de ce point dans le questionnaire de satisfaction, …
- FOAD : document d’enregistrement, évaluation de ce point dans le questionnaire de satisfaction, …
L’OF remet au DE quel que soit le mode de validation de la formation une attestation de fin de formation. Elle comprend : les objectifs, la nature et la durée de l’action, les résultats de l’évaluation
L’OF dispose d’un document qui recense les modalités de validation des acquis pour toute offre de formation

Critère 2 : L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires

L’OF se sert d’une fiche d’identification ou d’un guide de questionnement pour évaluer la capacité d’un stagiaire à suivre l’action de formation. Il s’agit de garantir que le stagiaire dispose des capacités nécessaires et suffisantes. Par ailleurs, il s’agit de vérifier que le projet professionnel est en adéquation avec les objectifs poursuivis.
L’OF remet au DE un dossier qui comprend : le programme détaillé, la liste des formateurs, les horaires, les modalités d’évaluation, les coordonnées du référent, le règlement intérieur
L’OF dispose de locaux dont la taille et les équipements (table, chaise,…) sont adaptés au nombre de stagiaires reçus simultanément. Les locaux permettent au formateur de dispenser l’action, et aux stagiaires d’apprendre dans les meilleures conditions
La conformité des locaux doit être évaluée selon la note décrite dans le manuel de l’utilisateur
L’OF affiche largement sur des lieux stratégiques (cafétéria, salle de pause,…) son règlement intérieur
L’OF décrit les modalités d’accueil tout au long du parcours de formation. Par exemple : calendrier pédagogique, planning, convocation
L’OF décrit les modalités d’accompagnement et les diffuse aux stagiaires : un référent pédagogique ou un accompagnant repéré existe au sein de l’OF pour le suivi des stagiaires,
L’OF a décrit les règles en matière de médiation pédagogique, les stagiaires savent vers qui s’orienter en fonction de leurs besoins ou demandes, …
L’OF remet un livret d’accueil au DE
L’OF dispose d’un document qui décrit les modalités d’accès à la plateforme (si FOAD) et les conditions d’accompagnement, de suivi dans cette situation
L’OF atteste du contrôle d’assiduité quotidien matin et après-midi pour toute action de formation (en présentiel, FOAD)
L’OF dispose d’un document qui décrit la procédure de contrôle d’assiduité pour toute offre de formation (présentiel & FOAD) – gestion des absences injustifiées et justifiées, …
L’OF dispose d’un document qui décrit la procédure et/ou les outils d’évaluation en continue des acquis pour toute offre de formation, tout au long du parcours

Critère 3 : L’adéquation des moyens pédagogiques techniques et d’encadrement à l’offre de formation

L’OF dispose d’un document qui décrit les moyens et supports mis à disposition pour toute offre de formation (en présentiel). Par exemple, des documents écrits, aides visuelles, tableaux, diaporama, visite, matériel multimédia, …
L’OF dispose d’un document qui décrit techniquement les plateformes synchrones et asynchrones pour toute offre de formation (FOAD) :
- Plateforme synchrone : l’échange avec les autres apprenants ou tuteur s’effectue en temps réel via chat, web-conférence ou Visio conférence
- Plateforme asynchrone : l’échange avec les autres apprenants ou avec les tuteurs s’effectue par exemple via des modes de communication sans connexion simultanée, forum de discussion, emails

L’OF dispose d’un document qui décrit les moyens pédagogiques et technique. Par exemple, le qui fait quoi dans l’équipe pédagogique tout au long du parcours, les rôles et missions des autres intervenants dans l’OF, organigramme, fiches de poste, …

Critère 4 : La qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations

L’OF dispose d’un document qui décrit le dispositif d’intégration d’un nouveau formateur
L’OF dispose d’un document qui décrit les actions de formation et de professionnalisation auxquelles ses formateurs participent
L’OF dispose d’un document qui décrit le mode de suivi des compétences pour les formateurs externes (par exemple, le prestataire, indépendant, bénévole, vacataire,…)
L’OF dispose d’un plan de formation interne
L’OF dispose d’une CV-thèque actualisée
L’OF organise une veille informationnelle : règlementaire, de bonnes pratiques professionnelles, d’actualité) en lien avec son offre de formation
L’OF décrit les modalités d’adaptation de ses modules de formation au regard des résultats de la veille informationnelle réalisée
L’OF dispose d’un réseau sur lequel il s’appuie en tant que de besoin pour garantir la qualité de ses formations : réseau d’expert, veille règlementaire, …
L’OF dispose de références clients permettant d’attester de la qualité de son offre de services

Critère 5 : Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus

L’OF dispose de catalogues, d’un site internet, avec tarifs des prestations et CGV. Par exemple, les conditions générales de vente applicables à la vente par internet ou autre cas de figure
L’OF communique sur les résultats de ses indicateurs de performance en utilisant ses supports de communication : catalogues, site internet, …
L’OF dispose d’un panel AIF permettant de vérifier la concordance entre la date de réception de l’AIF et la date d’entrée du stagiaire en formation
L’OF met tout en œuvre pour respecter les contrats signés : AFC, cahiers des charges, clauses contractuelles, …
L’OF dispose d’indicateurs de pilotage. Par exemple : taux de réussite aux examens et/ou taux de présentation, taux de stagiaires, indicateurs financiers, taux de retour à l’emploi, …

Critère 6 : La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires

L’OF communique à l’extérieur sur les résultats issus de ses enquêtes de satisfaction
L’OF dispose d’un document qui décrit la procédure d’évaluation (à chaud et à froid) de la satisfaction des stagiaires ainsi que les modalités d’analyse des résultats
L’OF dispose d’un document qui décrit les modalités de dépôt et de traitement des réclamations en flux
L’OF dispose d’un document qui décrit la procédure d’enquêtes auprès des entreprises pour connaître l’impact des actions de formation (la capacité des stagiaires à mobiliser leurs acquis en situation de travail)
L’OF dispose d’un document qui décrit les modalités de partage des résultats des enquêtes en interne

Le contrôle à posteriori de pôle emploi est donc structuré. Il peut être mis en oeuvre rapidement autours de ces critères définis pour l’ensemble des délégations régionales.

Le contrôle à priori de pôle emploi est aussi décrit et mis en oeuvre depuis le 09 Mai 2017.

Pour aller plus loin :

Contrôle à posteriori de pôle emploi pour les organismes de formation