Éléments de preuve Datadock

Vous souhaitez ouvrir un centre de formation et vous recherchez la liste des éléments de preuve Datadock ? Vous trouverez ci-après tous les éléments de preuve attendus.

La loi du 5 Septembre 2018 inscrit de nouvelles modalités pour les organismes de formation à compter du 1er Janvier 2022. Ainsi il sera nécessaire de satisfaire aux exigences d’un référentiel unique : Référentiel National Qualité (RNQ). En revanche, Datadock reste d’actualité jusqu’au 31 Décembre 2021. Ainsi vous pouvez vous inscrire sur Datadock rapidement et ensuite viser une certification Qualiopi. Actuellement le délai pour datadock est de 10 à 20 jours d’attente.

Les éléments de preuve Datadock sont des incontournables. En effet, il est nécessaire de construire l’organisation des formations autours de ces éléments.

Depuis le 30 juin 2017, il est nécessaire de répondre aux critères Qualité en formation professionnelle. Ces critères sont fixés par décret et s’appliquent à tous les financeurs de formation professionnelle. En revanche, les déclinaisons sont différentes en fonction des financeurs. Les principaux OPCA et OPACIF ont quant à aux pris la décision de se réunir pour proposer une plateforme de contrôle à priori de ces critères. Il s’agit de la plateforme Datadock.

De plus, ces financeurs ont  déclinés des indicateurs permettant de mesurer les réponses apportées par les organismes de formation. Des plus ces indicateurs ont été déclinés en éléments de preuve attendus.

Quels sont les éléments de preuve Datadock attendus ?

Les éléments de preuve Datadock sont les documents, descriptifs ou outils permettant de garantir l’application du critère qualité. En effet, les différents documents ou outils sont nécessaires pour répondre à un ou des critères.

Ainsi, les éléments de preuve attendu par Datadock sont de deux types :

• Les éléments de preuve Datadock liés à des documents
• Les éléments de preuve Datadock liés à l’organisation

En effet, il ne faut pas systématiquement répondre par un document en tant que tel. En revanche, il faut s’appuyer sur une organisation solide qui par exemple apportera des garanties de qualité aux stagiaires ou aux financeurs. Ainsi, il ne faut pas attendre le contrôle des financeurs pour se mettre en marche vers une démarche qualité. Aussi vous retrouverez ci-après la liste des éléments de preuve attendus par Datadock.

Quels sont les labels et certifications liés à Datadock ?

Il y a une liste de nombreuses certifications et labels qui permettent une présomption de Qualité. Aussi , cela permet un enregistrement rapide sur Datadck. En revanche, ils n’exemptent pas le contrôle et l’application des critères par les financeurs.

Aussi, cela ne veut pas dire, viser une certification de la liste du CNEFOP pour avoir une présomption de Qualité. En effet, obtenir un des labels et certifications des organismes de formation n’est pas une obligation. Cela est recommandé par certains financeurs à mi-mots mais nous déconseillons de recourir à un label si cela n’est pas nécessaire à l’organisme de formation. Par exemple, un petit OF de quelques personnes perdra en efficacité avec un démarche qualité trop lourde.

De plus, payer plusieurs milliers d’euros par an pour obtenir un lablel n’est pas forcément une charge bénéfique. En effet, il sera plus judicieux de les investir dans le digital learnig ou des outils.

Pour conclure, un label ou une certification a un intérêt commercial pour détenir un élément de réassurance pour ses clients et prospects.

Quels sont les documents de preuve Datadock ?

Ci-dessous la liste des éléments de preuve Datadock :

1. Programme de formation (dont les compétences visées, les modalités pédagogiques, … )
2. Un livret d’accueil
3. Un descriptif des modalités d’accès aux plateformes dans le cadre de formation à distance (FOAD)
4. Le descriptif des locaux mis à disposition (et les éléments de conformité dont la règlementation ERP, …)
5. Support de formation donné au stagiaire ou autres moyens de conservation des informations de formation : wiki, plateforme, … (FOAD et présentiel)
6. Contrats et conventions types appartenant à l’OF
7. Feuille d’émargement avec signature à la demi-journée
8. Évaluation (continue) des acquis (examens, évaluation certificative, évaluation en cours de formation, …)
9. Évaluation de la satisfaction des stagiaires et des financeurs et/ou prescripteurs
10. CV des formateurs (mode de conservation adapté au nombre : CVthèque ou stockage de CV à jour)
11. Une liste des références clients (pas de modèle fourni obligatoire) et dont celles avec les financeurs (OPCA, OPACIF, Pôle emploi, régions, …)
12. Descriptif des clients : BtoB, BtoC, alternance, branche, CA, typologie de formation, …
13. Liste des réseaux et adhésions formels ou informels d’entreprises, d’organismes ou associations …
14. Outil(s) de communication de l’offre (Site internet, catalogue, plaquette, site institutionnel, …)
15. Outil(s) / Méthode de communication de la satisfaction des stagiaires et des financeurs et/ou prescripteurs

Quels sont les organisations à mettre en place pour Datadock ?

1. Personnalisation des parcours des stagiaires
2. Modalités d’accès à la formation
3. Modalités de prise en compte des acquis (VAE / VAP)
4. L’adaptation des modalités pédagogiques
5. Un process de recrutement des stagiaires (pas obligatoirement une procédure)
6. Les évaluations en fin de formation
7. Une organisation adaptée à l’OF permettant une démarche d’amélioration continue
8. Une organisation permettant le suivi de l’assiduité des stagiaires (FOAD et présentiel)
9. Une équipe pédagogique avec des profils adaptés
10. Un encadrement « global » de la formation adaptés (coordonnateur, référent pédagogique, administratif, …)
11. Mise à jour des expériences et formation des formateurs (dans le CV)
12. Indicateurs permettant de mesurer la performance de l’organisme (satisfaction, réussite, acquisition de compétences, assiduité, administratif, …)

Généralités à propos des éléments de preuve Datadock

Ainsi, ces éléments sont tous à mettre en place au sein des OF. Premièrement, il est nécessaire de réfléchir pour chaque document demandé s’il est possible de le relier à une organisation à mettre en place. En effet, il faut se construire une structure globale reposant sur les documents. De même, il faut vérifier quelle est la portée des documents et s’ils doivent s’appliquer pour un ou plusieurs process.

Enfin, il faut toujours être dans le juste nécessaire dans la mise en place de ces attendus. Par exemple, il ne faut pas construire des systèmes complexes impossibles à maintenir sur le long terme. Par conséquent, il faut mettre en place des réponses propre à votre OF et ne pas dupliquer des documents ou bibliothèques documentaires.

Pour aller plus loin sur les éléments de preuve Datadock :

• Datadock critères par critère
• S’inscrire sur Datadock
• Plateforme Datadock

Nos consultants Qualité spécialisés dans les organismes de formation, peuvent vous accompagner dans le cadre de la mise en place d’une démarche Qualité d’un Organisme de Formation et mener des missions de conseil Qualité.

Nos domaines d’intervention

Nos consultants et auditeurs peuvent vous accompagner dans le cadre de la préparation de la certification Qualiopi. Celle-ci est aussi appelée Référentiel National Qualité – RNQ en lien avec le référentiel publié par décret.