L’audit de surveillance Qualiopi est l’un des principaux aspects des processus de certification qualité. Cet audit est effectué par un organisme certificateur, qui vérifie l’efficacité des dispositifs et contrôle les documents. Aussi, il s’assure de l’adéquation au référentiel des organisations mises en place par l’entreprise. Ainsi l’auditeur contrôle du respect des exigences du référentiel Qualiopi qu’est le guide de lecture.
Pour maintenir et améliorer la certification Qualiopi il est nécessaire de bien suivre et appliquer sa démarche suite à l’audit initial. Le suivi précis d’une démarche Qualité en formation professionnelle n’est pas des plus aisé. De nombreuses tâches sont à préparer et à réaliser pour chaque session et chaque stagiaire. Ainsi la préparation à l’audit de surveillance est vitale pour la réussite de votre certification qualité.
Quelles sont les étapes de préparation de l’audit de surveillance Qualiopi ?
Voici quelques étapes clés qui vous aideront à préparer efficacement votre audit de surveillance Qualiopi :
- réaliser un diagnostic de votre organisation : il s’agit de faire le point sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionnement pas. Également, il est nécessaire d’identifier les oublis dans les processus. Il faut aussi regarder les documents et outils partiellement ou non utilisés
- Élaborer un plan d’actions : vous devez élaborer un plan d’action qui couvre l’ensemble des bonnes pratiques et normes qualité exigées par le référentiel Qualiopi. Ce plan doit inclure des procédures détaillées pour chaque processus clé, ainsi que des mesures d’amélioration et de contrôle qualité.
- Communiquer sur les actions à mener : il est très important de bien partager les action à mener. En effet, chacun doit être porteur de la certification Qualiopi. Chaque collaborateur doit prendre en charge une partie des actions et doit comprendre l’impact des actions à mettre en place sur la démarche Qualité et in fine le maintien de sa certification lors de l’audit de surveillance.
- Mettre en place les actions d’amélioration : c’est le point le plus important et le plus long. Il faut déployer le plan d’actions et créer les outils, documents, organisations, …
- Suivre son plan d’actions : le responsable de la Qualité doit suivre les actions. Il faut également s’assurer de la cohérence des actions entre elles.
- Réaliser un bilan et vérifier la bonne application dans l’organisme de formation
Comment se faire aider afin de préparer son audit de surveillance ?
Il est conseillé de faire appel à un auditeur externe pour vérifier l’application de votre démarche Qualité. C’est la meilleure solution mais celle-ci a un cout. Vous pouvez aussi suivre une formation afin de renforcer les connaissances associées à la au Référentiel National Qualité. Aussi, cette seconde possibilité ne vous permettra pas d’obtenir des conseils et faire valider votre démarche qualité.
Comment réaliser un diagnostic de sont organisme de formation Qualiopi ?
Pour réaliser un diagnostic de son organisme de formation Qualiopi, il est conseillé de procéder en plusieurs étapes. Tout d’abord, vous devrez évaluer le niveau des compétences et des connaissances de votre personnel ainsi que les procédures et les pratiques mises en œuvre pour la délivrance des formations. Ensuite, vous devrez analyser vos documents et ressources pédagogiques afin d’identifier leurs points forts ou faibles par rapport aux normes qualité requises.