Introduction
Changer d’Organisme Certificateur (OC) peut être une décision stratégique pour un organisme de formation ou une entreprise certifiée. Plusieurs raisons peuvent motiver ce choix : insatisfaction vis-à-vis des services proposés, coûts trop élevés, délais d’audit trop longs ou volonté d’optimiser l’accompagnement dans la démarche qualité.
Le changement d’OC doit cependant respecter certaines procédures afin d’assurer une transition fluide et éviter une perte de certification. Il est essentiel de bien planifier cette transition pour garantir la continuité des audits et éviter ainsi toute interruption qui pourrait impacter l’activité.
Cet article détaille les étapes à suivre pour changer d’Organisme Certificateur en respectant les exigences des référentiels comme Qualiopi ou ISO 9001.
Étape 1 : Vérifier les conditions du contrat actuel avec l’OC
Avant d’entamer un changement d’OC, il est aussi crucial d’analyser les clauses du contrat signé avec l’actuel organisme certificateur. La durée d’engagement, les conditions de résiliation et les délais de préavis doivent être vérifiés.
Points à vérifier dans le contrat :
- Durée d’engagement : Généralement de trois ans pour Qualiopi et entre trois et cinq ans pour les certifications ISO.
- Clauses de résiliation : Certains OC imposent un préavis de plusieurs mois avant la résiliation.
- Frais de rupture anticipée : En cas de départ avant la fin du contrat, des frais peuvent s’appliquer.
- Période d’audit en cours : Un audit planifié ne peut être annulé sans respect des délais contractuels.
Une fois ces informations analysées, l’organisme peut évaluer le moment idéal pour changer d’OC afin d’éviter des frais inutiles ou une perte de certification.
Étape 2 : Comparer les offres des Organismes Certificateurs
Une fois la décision prise, il est essentiel de sélectionner un nouvel OC en fonction de plusieurs critères :
Critères de sélection :
- Réactivité et disponibilité : Certains OC proposent des audits plus rapides que d’autres.
- Coût des prestations : Les tarifs varient en fonction de l’OC et du référentiel concerné.
- Qualité de l’accompagnement : Un bon OC doit être un partenaire stratégique, pas seulement un auditeur.
- Expérience dans le secteur d’activité : Certains OC sont plus spécialisés selon le type d’organisme certifié.
Pour choisir le bon organisme, il est recommandé de demander plusieurs devis et de comparer les services proposés, notamment en termes d’outils d’accompagnement et de méthodologie d’audit.
Étape 3 : Engager la procédure de résiliation avec l’ancien OC
Après avoir sélectionné le nouvel OC, l’étape suivante consiste donc à résilier officiellement le contrat avec l’ancien certificateur. Cette procédure doit être ainsi réalisée en respectant les délais de préavis mentionnés dans le contrat.
Modalités de résiliation :
- Envoi d’un courrier recommandé précisant la demande de résiliation et le respect du préavis.
- Récupération des documents : L’ancien OC doit fournir les rapports d’audit précédents.
- Coordination avec le nouvel OC pour éviter toute interruption de certification.
Il est préférable d’anticiper cette étape au moins six mois avant la fin de l’engagement afin de laisser le temps au nouvel OC de prendre le relais.
Étape 4 : Planifier l’audit de transfert avec le nouvel OC
Lorsqu’un organisme change d’OC, il doit réaliser un audit de transfert. Cet audit permet au nouvel OC de vérifier que l’organisme respecte toujours les exigences du référentiel Qualiopi ou ISO.
Déroulement de l’audit de transfert :
- Étude des audits précédents : Le nouvel OC examine les rapports et les actions correctives mises en place.
- Évaluation du SMQ (ISO) ou des pratiques pédagogiques (Qualiopi) : Vérification des documents et des preuves de conformité.
- Planification des audits de surveillance : Définition du calendrier des prochaines échéances.
Si l’organisme est en non-conformité majeure, le nouvel OC peut exiger des actions correctives avant de valider la continuité de certification.
Étape 5 : Finaliser la transition et informer les parties prenantes
Une fois le changement d’OC acté, l’organisme doit informer ses parties prenantes, notamment ses clients, partenaires et financeurs, afin d’assurer la continuité des financements et des prestations.
Pour assurer une transition efficace vers le nouvel organisme certificateur (OC), plusieurs actions doivent être mises en place.
Il est essentiel de mettre à jour les certificats sur tous les supports de communication. Le site web, les devis et les documents officiels doivent refléter les nouvelles informations afin de garantir une transparence totale auprès des parties prenantes.
Les financeurs, tels que les OPCO, Pôle emploi et les entreprises, doivent être informés rapidement. Cette démarche permet d’assurer le maintien des financements et d’éviter toute interruption dans la prise en charge des formations.
Enfin, il est important de préparer les audits futurs en intégrant les nouvelles exigences du nouvel OC. L’organisme de formation doit adapter ses processus et anticiper les points de contrôle pour garantir une conformité continue avec les standards qualité en vigueur.
Une bonne communication interne et externe permet de sécuriser cette transition et d’éviter toute perte de confiance des parties prenantes.
Conclusion
Changer d’Organisme Certificateur est une démarche stratégique qui nécessite une planification rigoureuse. L’organisme doit vérifier les clauses de son contrat actuel, comparer les offres, anticiper les délais de résiliation et organiser un audit de transfert pour garantir la continuité de sa certification.
Un changement d’OC bien préparé permet d’améliorer la qualité des audits, l’accompagnement et les coûts tout en évitant les risques d’interruption de certification. En suivant ces étapes, les organismes certifiés assurent une transition efficace et optimisent leur engagement dans une démarche de qualité.