Comment un kit de documents peut-il vous aider à répondre au critère 1 de Qualiopi ?

Comprendre le critère 1 de Qualiopi et ses objectifs

Le critère 1 de Qualiopi est fondamental : il pose le socle de transparence sur lequel repose toute la démarche qualité exigée par le Référentiel National Qualité. Ce critère impose aux prestataires de formation, centres de VAE ou autres structures concernées de fournir une information précise, complète, accessible et actualisée sur leur offre de prestations. Cela concerne à la fois le contenu pédagogique, les modalités de réalisation, les tarifs, l’accessibilité ou encore les résultats obtenus.

Les trois indicateurs associés à ce critère sont :

• Indicateur 1 : vous devez fournir au public une information claire sur vos prestations, incluant au minimum les objectifs, les modalités pédagogiques, la durée, les prérequis, les modalités d’évaluation, les tarifs, les délais d’accès, les contacts et les conditions d’accueil des publics en situation de handicap.
• Indicateur 2 : vous devez garantir que ces informations sont régulièrement mises à jour.
• Indicateur 3 : vous devez rendre publics les résultats obtenus par vos bénéficiaires (taux de satisfaction, de réussite, d’abandon, d’insertion, etc.).

Répondre à ces exigences suppose donc de structurer votre communication externe de manière rigoureuse, tout en assurant la cohérence entre vos supports (site internet, programmes, livret d’accueil, fiches PDF). C’est ici qu’un kit de documents Qualiopi prend tout son sens : il vous fournit une base complète, conforme et personnalisable pour construire une information claire et répondant aux attentes d’un auditeur.

Quels documents dans le kit pour répondre au critère 1 de Qualiopi ?

Le site internet et les supports d’information : la première vitrine de votre conformité

Pour répondre à l’indicateur 1 du critère 1 de Qualiopi, votre site internet (ou support équivalent) est la première pièce maîtresse. Il doit présenter clairement et de manière accessible l’ensemble des informations relatives à vos prestations de formation ou de VAE. L’objectif est simple : tout prospect ou financeur doit pouvoir, en quelques clics ou en consultant un PDF, comprendre ce que vous proposez, à qui cela s’adresse, et comment cela se déroule.

Le kit documentaire Qualiopi vous fournit un modèle de page web ou de fiche programme incluant toutes les mentions obligatoires. Il vous aide à structurer les contenus dans une logique lisible et compréhensible : présentation synthétique, tableau récapitulatif, encadrés pratiques… Chaque information clé est mise en évidence pour éviter tout oubli ou confusion. Vous disposez aussi d’un modèle de mentions d’accessibilité (publics en situation de handicap) adapté aux exigences de l’indicateur.

Le programme de formation est le document central pour démontrer la qualité et la transparence de votre offre. Il est systématiquement demandé lors de l’audit Qualiopi, car il contient l’essentiel des éléments vérifiés à travers l’indicateur 1. Le kit Qualiopi inclut des modèles de programmes de formation pensés spécifiquement pour respecter toutes les mentions exigées. Ces modèles sont conçus pour être personnalisés selon la nature de votre offre (formation continue, VAE, apprentissage, bilan de compétences).

Un programme conforme à Qualiopi doit inclure :

• Les objectifs pédagogiques et les compétences visées.
• Le contenu détaillé des modules ou séquences.
• Les prérequis nécessaires pour suivre la formation.
• La durée précise (en heures ou jours).
• Les modalités pédagogiques : en présentiel, distanciel, hybride.
• Les méthodes d’évaluation utilisées en cours ou en fin de formation.
• Les modalités d’accès (délai entre la demande et le démarrage).
• Les tarifs et les conditions de financement.
• L’accessibilité aux personnes en situation de handicap.

Chaque section du programme est modélisée dans le kit, avec des exemples concrets et des zones à personnaliser. Cela évite les oublis fréquents qui peuvent conduire à une non-conformité lors de l’audit initial. De plus, ces documents sont accompagnés de conseils de rédaction pour vous aider à formuler des objectifs clairs, opérationnels et alignés sur les besoins des apprenants.

Le programme de formation devient ainsi un support stratégique pour répondre aux indicateurs 1, 2 et 3 : il centralise l’information, facilite les mises à jour, et sert de base pour communiquer les résultats de vos actions.

Le programme de formation : la pièce centrale de l’information au public

Le programme de formation est le document central pour démontrer la qualité et la transparence de votre offre. Il est systématiquement demandé lors de l’audit Qualiopi, car il contient l’essentiel des éléments vérifiés à travers l’indicateur 1. Le kit Qualiopi inclut des modèles de programmes de formation pensés spécifiquement pour respecter toutes les mentions exigées. Ces modèles sont conçus pour être personnalisés selon la nature de votre offre (formation continue, VAE, apprentissage, bilan de compétences).

Un programme conforme à Qualiopi doit inclure :

• Les objectifs pédagogiques et les compétences visées.
• Le contenu détaillé des modules ou séquences.
• Les prérequis nécessaires pour suivre la formation.
• La durée précise (en heures ou jours).
• Les modalités pédagogiques : en présentiel, distanciel, hybride.
• Les méthodes d’évaluation utilisées en cours ou en fin de formation.
• Les modalités d’accès (délai entre la demande et le démarrage).
• Les tarifs et les conditions de financement.
• L’accessibilité aux personnes en situation de handicap.

Chaque section du programme est modélisée dans le kit, avec des exemples concrets et des zones à personnaliser. Cela évite les oublis fréquents qui peuvent conduire à une non-conformité lors de l’audit initial. De plus, ces documents sont accompagnés de conseils de rédaction pour vous aider à formuler des objectifs clairs, opérationnels et alignés sur les besoins des apprenants.

Le programme de formation devient ainsi un support stratégique pour répondre aux indicateurs 1, 2 et 3 : il centralise l’information, facilite les mises à jour, et sert de base pour communiquer les résultats de vos actions.

Le livret d’accueil : un outil souvent sous-estimé mais très utile

Le livret d’accueil n’est pas une exigence explicite de la norme Qualiopi, mais il s’agit d’un document précieux pour consolider la réponse au critère 1. Il permet de centraliser, dans un seul support, les informations pratiques à destination des bénéficiaires. Bien conçu, il devient une preuve complémentaire pour l’indicateur 1, en montrant que vous informez clairement vos apprenants avant même le démarrage de la prestation.

Le kit de documents Qualiopi comprend un modèle complet de livret d’accueil, structuré pour s’adapter à différents publics : salariés, demandeurs d’emploi, apprentis, VAE. Ce modèle est prérempli avec des rubriques essentielles telles que :

• Présentation de l’organisme de formation
• Droits et devoirs du bénéficiaire
• Déroulement des formations
• Règlement intérieur
• Accessibilité (personnes en situation de handicap)
• Modalités d’évaluation et de certification
• Réclamations et traitement des incidents
• Contacts utiles

Ce document permet aussi de renforcer la cohérence de votre communication : les informations présentées doivent être en accord avec celles diffusées sur le site internet ou dans les programmes. Lors de l’audit, un livret d’accueil bien construit témoigne de votre souci d’informer et d’accompagner le bénéficiaire dans un cadre structuré, accueillant et conforme aux principes de la qualité.

Pour les centres de VAE notamment, ce support permet d’illustrer l’accompagnement du candidat, les étapes du parcours, les ressources mises à disposition et les contacts référents, répondant indirectement à d’autres critères du référentiel.

Mise à jour régulière et fiabilité des informations : l’indicateur 2 en pratique

Le kit Qualiopi vous apporte ici deux aides majeures :

1. Des modèles de documents horodatés, avec une mention de “dernière mise à jour” à intégrer.
2. Une checklist de révision annuelle, incluse dans le kit, pour assurer un suivi rigoureux de tous vos supports.

En pratique, nous vous recommandons de mettre en place un processus simple de revue documentaire : une fois par trimestre ou semestre, vous vérifiez les programmes, le site, les livrets, et vous corrigez les éventuelles informations obsolètes. Le kit vous fournit un modèle de procédure de mise à jour que vous pouvez inclure dans votre système qualité.

Côté preuve à fournir à l’auditeur, il s’agira d’indiquer les dates de révision, d’archiver les anciennes versions, et de démontrer que chaque support est revu dans un délai raisonnable. Grâce aux modèles et outils du kit, vous structurez cette tâche administrative et assurez une conformité continue à l’indicateur 2.

Communiquer sur vos résultats : répondre efficacement à l’indicateur 3

Le troisième indicateur du critère 1 impose de communiquer au public les résultats obtenus concernant la qualité des prestations. Cela inclut, selon votre activité :

• Le taux de satisfaction des bénéficiaires
• Le taux d’assiduité ou d’abandon
• Le taux de réussite aux évaluations
• Le taux d’insertion dans l’emploi (pour les formations certifiantes)
• Ou tout autre indicateur pertinent selon votre public cible

Pour de nombreux petits organismes de formation ou indépendants, il est difficile de savoir quoi publier, où et comment. Le kit documentaire Qualiopi vous guide précisément sur ce point en vous proposant :

• Un modèle de tableau de résultats à afficher sur votre site ou vos plaquettes
• Un exemple de trame de bilan annuel de qualité
• Des formulaires d’enquête de satisfaction prêts à l’emploi
• Une fiche d’aide pour choisir des indicateurs pertinents et accessibles

Même si vous débutez et que vous n’avez pas encore de statistiques significatives, le kit vous permet de documenter votre méthode de recueil, vos outils d’analyse et votre plan de communication future. L’auditeur cherchera à évaluer votre capacité à mesurer et à valoriser votre performance qualité : avec le kit, vous avez de quoi répondre de manière professionnelle et transparente.

FAQ – Répondre au critère 1 de Qualiopi avec un kit de documents

1. Est-il obligatoire d’avoir un site internet pour l’indicateur 1 ?

Non, mais un support d’information facilement accessible (PDF, catalogue, page en ligne) est requis.

2. Que doit contenir un programme de formation Qualiopi ?

Objectifs, contenu, prérequis, durée, modalités pédagogiques et d’évaluation, accessibilité, tarifs, délais.

3. À quelle fréquence dois-je mettre à jour mes documents ?

Au minimum une fois par an. Toute modification de prestation doit être immédiatement reflétée.

4. Dois-je afficher les résultats même si je débute ?

Oui. Si vous n’avez pas encore de taux, indiquez-le et présentez vos méthodes de suivi prévues.

5. Le livret d’accueil est-il obligatoire ?

Non, mais fortement recommandé pour démontrer la clarté de vos informations et de l’accompagnement.

6. Puis-je créer moi-même ces documents sans kit ?

Oui, mais cela demande du temps et une excellente connaissance du référentiel. Le kit vous fait gagner en efficacité et en fiabilité.

7. Le kit est-il suffisant pour réussir l’audit ?

Il constitue une base solide, mais votre implication dans la personnalisation et la mise en œuvre reste essentielle.