La certification Qualiopi est devenue essentielle pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics en France. Si vous êtes prestataire de formation, comprendre les délais associés à l’obtention de cette certification est crucial pour une planification efficace. Dans cet article, nous allons explorer les étapes du processus de certification Qualiopi et les délais que vous devez prévoir.
Comprendre le processus de certification Qualiopi
Pour obtenir la certification Qualiopi, vous devez passer par un processus d’audit qui évalue la conformité de votre organisme aux critères du Référentiel National Qualité (RNQ). Ce processus implique plusieurs étapes clés :
- Préparation de l’audit : Cette première étape consiste à préparer votre organisme de formation pour l’audit. Elle inclut l’analyse de vos pratiques actuelles, la mise en place des processus requis, et la documentation nécessaire. Selon votre niveau de préparation initiale, cette phase peut prendre entre quelques semaines à plusieurs mois. Nous vous conseillons de suivre un accompagnement Qualiopi auprès d’un organisme accompagnateur.
- Sélection d’un organisme certificateur : Une fois que vous êtes prêt pour l’audit, vous devez choisir un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation). Le choix de l’organisme peut prendre du temps, surtout si vous comparez les coûts, les délais et les niveaux de service. En général, cette étape peut prendre une à deux semaines.
- Audit initial : L’organisme certificateur effectuera un audit initial pour évaluer votre conformité aux critères Qualiopi. Cet audit peut durer de 1 à 3 jours. Cela varie selon la taille de votre organisme et la complexité de vos activités. Après l’audit, l’organisme certificateur a généralement 15 à 30 jours pour vous fournir un rapport d’audit.
En résumé, la phase de préparation et de l’audit initial est cruciale pour déterminer la durée du processus de certification. Une bonne préparation peut réduire significativement les délais.
Les délais entre l’audit initial et la certification
Après l’audit initial, plusieurs scénarios sont possibles, en fonction des résultats de l’audit :
- Conformité totale : Si votre organisme est jugé conforme à toutes les exigences du Référentiel National Qualité, l’organisme certificateur peut délivrer la certification Qualiopi sous un délai de 30 jours après la réception du rapport d’audit. Cela inclut la validation du rapport, la préparation des documents de certification, et la remise de la certification.
- Conformité avec observations : Si l’audit révèle des observations mineures, vous devrez peut-être apporter des ajustements à vos processus ou documents. Dans ce cas, le délai dépendra de la rapidité avec laquelle vous pouvez répondre aux observations. Une fois les ajustements effectués et validés, le certificat peut être délivré dans les 30 jours suivants.
- Non-conformité majeure : Si l’audit identifie des non-conformités majeures, vous devrez mettre en place des actions correctives avant de pouvoir obtenir la certification. Cela peut prolonger le délai global de plusieurs semaines à plusieurs mois. Ce, selon la nature et la complexité des corrections à apporter. L’organisme certificateur devra réaliser un audit de suivi pour vérifier que les non-conformités ont été résolues avant de délivrer la certification.
En conclusion, les délais entre l’audit initial et la délivrance de la certification peuvent varier de quelques semaines à plusieurs mois. Cela dépend du niveau de conformité de votre organisme.
Les audits de surveillance et de renouvellement
Une fois que vous avez obtenu la certification Qualiopi, des audits de surveillance et de renouvellement sont nécessaires pour maintenir votre certification.
- Audit de surveillance : Cet audit est réalisé généralement 18 mois après la délivrance initiale de la certification. Il vise à vérifier que votre organisme continue de respecter les critères de qualité du RNQ. L’audit de surveillance est généralement plus court que l’audit initial. Les délais de préparation sont souvent réduits car les systèmes sont déjà en place.
- Audit de renouvellement : La certification Qualiopi est valide pour une durée de trois ans. À la fin de cette période, un audit de renouvellement complet doit être effectué pour prolonger la validité de la certification. Cet audit suit un processus similaire à l’audit initial. Il comporte des délais de préparation, d’audit, et de délivrance du certificat comparables.
Les audits de surveillance et de renouvellement sont essentiels pour s’assurer que votre organisme reste conforme et continue à offrir des services de formation de qualité.
Conclusion
Les délais pour obtenir la certification Qualiopi varient en fonction de plusieurs facteur. Cela concerne notamment votre niveau de préparation, la conformité aux critères du RNQ, et la réactivité de votre organisme certificateur. En général, le processus complet, de la préparation à la délivrance du certificat, peut prendre entre trois et six mois. Une préparation rigoureuse et une réponse rapide aux observations ou non-conformités peuvent réduire ces délais et faciliter l’obtention de la certification.