La certification Qualiopi est désormais incontournable pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics, comme le CPF (Compte Personnel de Formation) ou Pôle Emploi. Cette certification repose sur le Référentiel National Qualité, qui regroupe des critères stricts pour garantir la qualité des prestations de formation. Obtenir la certification peut sembler complexe, mais en suivant les bonnes étapes, il est tout à fait possible d’y arriver sereinement.
Dans ce guide, nous vous expliquons en détail les étapes pour obtenir la certification Qualiopi, tout en vous fournissant des conseils pratiques pour faciliter votre préparation.
1. Comprendre les exigences du Référentiel National Qualité
Le premier pas vers l’obtention de la certification Qualiopi est de bien comprendre le Référentiel National Qualité. Ce référentiel est structuré autour de 7 critères et de 32 indicateurs qui couvrent plusieurs aspects des prestations de formation, comme la gestion des compétences des formateurs, l’adaptation des formations aux besoins des apprenants et l’amélioration continue.
Pour chaque critère, des preuves documentaires doivent être fournies. Elles démontrent la conformité de votre organisme aux exigences. Chaque indicateur évalue un aspect précis de la qualité. Cela inclut la satisfaction des bénéficiaires, la gestion de la formation ou la régularité des évaluations des apprenants. Par exemple, un critère porte sur la manière dont l’organisme recueille les retours des bénéficiaires pour améliorer ses formations. D’autres indicateurs concernent la gestion des compétences des formateurs ou l’identification des besoins des apprenants.
Il est essentiel de passer en revue chaque indicateur et de comprendre ce qui est attendu. Cela permet de préparer des documents conformes et bien structurés. Chaque organisme de formation a ses spécificités. Une adaptation des documents peut donc être nécessaire pour répondre à ces particularités, tout en respectant les critères du référentiel. Un accompagnement spécialisé peut être un atout précieux, surtout si c’est votre première demande de certification Qualiopi.
2. Préparer les documents nécessaires
Pour réussir l’audit de certification, il est primordial de préparer des documents solides et bien organisés. Ces documents servent de preuves pour prouver que votre organisme respecte les critères du référentiel. Voici quelques exemples de documents essentiels à préparer :
Le projet pédagogique est un document central. Il détaille les objectifs de la formation, les compétences à acquérir et les méthodes pédagogiques utilisées. Ce projet doit prouver que les formations sont adaptées aux besoins des apprenants tout en respectant les critères du référentiel. Ensuite, vous devez fournir des contrats et des conventions de formation. Ces documents encadrent la relation entre votre organisme et les apprenants. Ils précisent les obligations de chaque partie et incluent les modalités de suivi et d’évaluation.
Les évaluations des compétences des apprenants sont également essentielles. Elles prouvent que votre organisme mesure régulièrement les compétences acquises par les apprenants tout au long de leur formation. Vous devrez montrer que vous évaluez les compétences de manière rigoureuse et transparente, et que vous prenez en compte les retours des apprenants. Enfin, les enquêtes de satisfaction recueillent les impressions des apprenants sur la qualité de la formation et permettent à l’organisme de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.
Si la création de ces documents vous semble fastidieuse, vous pouvez utiliser des modèles de documents ou des kits de documentation, comme notre kit Qualiopi, qui regroupe tous les éléments indispensables pour un audit réussi. Cela vous fera gagner du temps tout en garantissant la conformité de vos documents.
3. Réaliser un audit interne
Avant de passer l’audit officiel, il est fortement recommandé de réaliser un audit interne. Cette étape permet de simuler les conditions réelles de l’audit et d’identifier d’éventuelles non-conformités. L’audit interne est une excellente opportunité pour corriger les écarts avant l’audit officiel.
L’audit interne peut être réalisé par un consultant externe ou par une personne compétente au sein de l’organisme. Il s’agit de vérifier la conformité de vos pratiques aux 32 indicateurs du référentiel. Cet audit a pour objectif de s’assurer que tous les aspects de la formation sont bien couverts, de la gestion des bénéficiaires à l’organisation des formations en passant par les compétences des formateurs. En réalisant cet audit interne, vous avez l’occasion de rectifier les éventuelles lacunes avant que l’audit officiel ne soit réalisé par un organisme certificateur.
Le processus d’audit interne doit inclure une revue approfondie des documents, la vérification des procédures, et des entretiens avec les équipes pour évaluer leur compréhension des pratiques mises en place. C’est une étape essentielle pour vous permettre de préparer au mieux votre audit officiel. En anticipant les points à améliorer, vous serez plus serein lors du passage de l’auditeur et vous augmenterez vos chances de réussite. Cet audit interne est souvent négligé, mais il peut faire une grande différence dans la préparation à la certification.
4. Choisir un organisme certificateur
Pour obtenir la certification Qualiopi, il est nécessaire de faire appel à un organisme certificateur accrédité. Il existe plusieurs organismes en France qui proposent cette certification. Le choix de l’organisme certificateur dépend de plusieurs critères, tels que les tarifs, les délais, et les services proposés.
Le Comité Français d’Accréditation (COFRAC) accréditera chaque organisme de certification pour réaliser des audits Qualiopi. Avant de faire votre choix, comparez les différentes offres en prenant en compte les frais d’audit, les délais de réalisation, et les modalités de certification (présentiel ou à distance). Une fois l’organisme sélectionné, planifiez l’audit suffisamment tôt pour éviter tout retard. Vous pouvez réaliser l’audit en présentiel ou à distance, selon la taille et la complexité de votre organisme.
Une fois l’audit programmé, il est crucial de bien vous préparer en fonction des indications fournies par l’organisme certificateur. Certaines démarches peuvent nécessiter des ajustements en fonction de la taille de votre structure ou du type de formation que vous proposez. Une bonne communication avec l’auditeur vous permettra de comprendre ses attentes et de préparer les documents et les preuves nécessaires. Choisir le bon organisme est une étape clé pour garantir une expérience d’audit fluide et réussie.
5. Passer l’audit de certification
L’audit de certification Qualiopi est l’étape décisive du processus. Lors de cet audit, un auditeur va examiner vos documents, vos pratiques et s’assurer que vous respectez bien les exigences du Référentiel National Qualité. L’audit peut durer une journée ou plus, en fonction de la taille de votre organisme et de la complexité des prestations proposées.
Durant l’audit, l’auditeur analysera la manière dont vous structurez vos formations, gérez les apprenants et évaluez les compétences. L’auditeur vérifiera également la conformité de vos documents, notamment le projet pédagogique, les contrats de formation et les évaluations des apprenants. Il est donc important d’avoir tous ces documents à portée de main et de les présenter de manière organisée et cohérente.
L’audit se déroule généralement en trois phases. D’abord, la réunion d’ouverture, où l’auditeur explique le déroulement de l’audit. Ensuite, il procède à l’examen des documents et des pratiques. Enfin, la réunion de clôture, où l’auditeur vous fait un retour sur les résultats. Une bonne préparation et une présentation claire des documents vous aideront à passer cette étape sans difficulté.