Logiciel QHSE : gestion de la documentation GED

Notre logiciel de gestion de la Qualité / QHSE dispose d’un module de gestion de la documentation GED. Ainsi cela lui permet de contribuer à la maitrise des documents (gestion documentaire. Le module intègre les documents, les enregistrements, les plans d’actions, …

Le module de gestion de la documentation aussi appelé GED renforce le gain de temps. Aussi il facilite la gestion des documents. Ainsi le module GED permet de gagner du temps pour tous les utilisateurs et salariés de l’entreprise. Le module documentation est un outil de classement commun et partagé par tous. En effet, le logiciel de gestion QHSE et son module GED dispose des fonctionnalités suivantes :

• Administration des droits de création
• Gestion des droits d’accès
• Classement et organisation des documents
• Partage de modalités de classement et de consultation

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Quels sont les avantages d’un module de Gestion documentaire (GED) d’un logiciel QHSE ?

Le principal avantage d’un module de gestion des documents et des enregistrements au sein d’un logiciel QHSE est le gain de temps. En effet, la gestion documentaire est un véritable casse tête. De nombreuses tâches doivent être accomplies par vos équipes. Ainsi vous libérez du temps de gestion des droits d’accès, de demande de création ou de modification. Cette gestion est souvent fastidieuse et chronophage.

Aussi le module de gestion documentaire permet de communiquer les documents et enregistrements liés aux systèmes de management. Ainsi la communication s’en trouve facilité. De plus, l’implication des utilisateurs s’en retrouve facilitée.

Quels sont les enjeux du module de GED de l’outil de pilotage Qualité ?

La gestion électronique des documents aussi appelé GED a de très nombreux avantages. Elle permet de par exemple :

• rendre l’information disponible rapidement
• gérer les accès à tous utilisateurs quel que soit leur lieu ;
• limiter l’utilisation des documents papier
• réduire la perte de données ou informations ;
• uniformiser le stockage des documents de l’organisation ;
• maitriser la création et la diffusion des documents
• faciliter leur mise à jour ;
• sécuriser le stockage et l’accès aux documents ;
• Protéger la sauvegarde des documents sensibles.

Quels sont les fonctions du module de gestion de la documentation GED du logiciel QHSE ?

Le module comprend un outil de recherche qui facilité l’identification et l’utilisation des documents. Son moteur de recherche est très performant et assure de trouver les bons documents pour une utilisation par le collaborateur. Aussi il donne de la visibilité à l’ensemble des documents sans mélange avec des documents périmés ou obsolètes. La maitrise de la diffusion de la documentation est garantie comme demandé par les normes et bien plus encore. La fonction de recherche du module de GED est une fonction basique mais néanmoins importante. Par exemple si la recherche de la GED Qualité n’est pas efficace, les utilisateurs s’en détourneront.

Aussi le logiciel utilise le Workflow pour la création ou la modification de la documentation de la GED. Le cycle de vie des documents est organisé et permet de garantir les règles de publication. De plus le partage et la mise à disposition est facilité et instantané même sur plusieurs sites, bureaux, … Enfin la suppression ou l’archivage sont aussi organisés en Workflow.

Quelle est la compatibilité de la documentation GED de notre logiciel Qualité ?

La GED de notre logiciel est compatible avec tous les formats de fichiers utilisés pour les documents qualité :

• Suite office
• Libre Office
• pdf
• …

Ainsi vous pouvez gérer vos modèles et trames utilisés par vos collaborateurs.

Quelles sont les autres fonctions du logiciel de pilotage QHSE ?

Les principales fonctions de notre logiciel QHSE sont similaires aux autres logiciels et outils du marché. En revanche, elles ont été concues pour et par des experts du conseil. En effet, nous maitrisons les besoins de nos clients. De plus, lors de la conception du logiciel QHSE, et de ses fonctions, nous prenons en compte toute l’expérience acquises auprès de divers entreprises clientes depuis de nombreuses années. Enfin vous trouverez les principales fonction du logiciel QHSE décrites ci-après :