Après une première année et demi de fonctionnement, il est nécessaire de préparer son audit de surveillance pour la certification Qualiopi. Celui-ci est aussi appelé audit de suivi. Cet audit doit se préparer pour plusieurs raisons.
Premièrement, la création de votre démarche Qualité a souvent été faite juste avant l’audit. Elle n’a pas été éprouvée et testée en situation réelle. Elle peut donc être amenée à évoluer et changer dans le temps. Aussi, il peut s’agir d’évolutions moins maitrisées.
L’autre risque est de ne pas suivre l’ensemble des organisations prévues et présentées lors de l’audit de certification initial. Dans ce cas, il s’agit plus généralement d’un manque de rigueur pour d’un manque de communication en interne de l’OF, CFA, … La préparation de l’audit de surveillance Qualiopi vous permettra de corriger ces anomalies.
Ensuite, préparer son audit de surveillance Qualiopi est important afin de bien vérifier la prise en compte des nouvelles exigences du référentiel. Il peut également s’agir d’évolutions règlementaires en formation professionnelle. Ainsi le guide de lecture évolue et continuera à être modifié. Il se peut que les nouvelles exigences ou les simplifications ne soient pas intégrées dans votre démarche Qualiopi.
Les nouvelles exigences sont disponibles sur la page officielle du guide de lecture sur le site internet du ministère du travail.
Enfin, il y a des indicateurs que nous mettons de côté : la veille, la formation, l’évaluation des compétences, la transmission / rappel à faire, … Ces petites actions du quotidien sont régulièrement oubliées ou reportées au lendemain. Cela est tout à fait normal. Vous priorisez l’activité au regard de ces tâches de fond. C’est pourquoi une remise à plat peut être nécessaire en amont de l’audit afin de limiter l’impact d’une potentielle non-conformité.
Pourquoi ce second audit est différent ?
Pour rappel, l’audit le plus simple est l’audit de certification initial. Il s’agit ensuite de faire vivre sa démarche Qualiopi et maintenir le niveau d’exigence interne et externe. Ainsi les réponses que vous avez apportés deviennent des exigences pour l’audit de suivi. Les réponses apportées par les OF, CFA, CBC et CVAE lors de l’audit initial se basent souvent sur des template, modèles, documents non encore mis en place. Cela facilitait la validation des réponses même les plus complexes. Lors de l’audit de surveillance Qualiopi, il est nécessaire de montrer l’application de ces process, procédures ainsi que l’utilisation des documents de vos formations.
Comment préparer son audit de surveillance de la certification Qualiopi ?
La meilleure solution est de mener un « audit interne » ou un audit de dossiers pour les indépendants. Ainsi vous rapprocherez les réponses de l’audit initial aux pratiques réelles. Cela se fait par une étude documentaire des formations de l’année écoulée ou des 6 derniers mois. Afin de vérifier votre conformité prenez les dossier de manière aléatoire. Une main innocente pourra vous aider.
A partir de là, nous vous conseillons de reprendre chaque indicateur du référentiel et de contrôler les documents associés sur l’ensemble des échantillons sélectionnés. Par cette méthode vous pourrez vérifier exigence par exigence si vous êtes en phase avec le guide de lecture Qualiopi.
Que faire en cas de dysfonctionnement ou d’erreur ?
En cas de différence, entre les pratiques prévues et le contenu du dossier il est nécessaire de tracer factuellement ce qui diffère. Vous pouvez poursuivre l’étude des dossiers sélectionnés. Si vous avez de nombreuses divergences, nous vous invitons à étendre le périmètre des dossiers vérifiés.
A partir de là vous pourrez savoir si les dysfonctionnements sont uniques ou récurrents. Dans les deux cas, vous devez mettre en place des actions curatives. Il s’agit de corriger le problème. Par exemple, si vous n’avez pas adressé les certificats de réalisation, vous pouvez encore le faire.
Ensuite, si un manquement récurrent, il sera nécessaire de mettre en place une ou plusieurs actions correctives. Si vous avez plusieurs formations sans certificat de réalisation, vous pouvez mettre en place un check-list de facturation : « Envoyer les documents de facturation : facture, certificat de réalisation, bon de commande, … »
Enfin, cette mise à plat peut vous permettre de détecter des sources de progrès. Dans ce cas, nous vous conseillons de mettre à jour vos documents, outils, supports et organisations immédiatement pour adapter et/ou simplifier votre système. Enfin dans tous ces cas, il est nécessaire de tracer les dysfonctionnements et améliorations dans votre processus / tableau d’amélioration. Cela aura pour objectif de nourrir les débats de l’audit de surveillance Qualiopi et ce lors de l’étude des indicateurs 30 31 et 32 du guide de lecture Qualiopi.
Vous avez des difficultés pour mener votre audit de contrôle et vérifier l’application des dispositions de Qualiopi ? Contactez nous pour en savoir plus sur nos possibilités d’accompagnement et d’audit. Vous aurez l’assurance d’un audit serein et maitrisé.
Besoin d’une assistance pour préparer votre audit de suivi ?
En cas de question ou d’aide pour préparer l’audit de surveillance de la certification Qualiopi, vous pouvez nous contacter :